Automatiser les tâches répétitives à l'aide d'outils d'IA simples

par Stélio Inácio, fondateur de Jon AI et spécialiste de l'IA

Projet 5 : Automatiser les tâches répétitives à l'aide d'outils d'IA simples

Réfléchissez à votre journée de travail typique. Combien de temps consacrez-vous à de petites tâches répétitives et franchement ennuyeuses ? Des choses comme la transcription de notes de réunion, le résumé de longues chaînes d'e-mails ou la copie manuelle d'informations d'une application à une autre. Ces petites tâches sont une « perte de productivité » : elles ne nécessitent pas votre créativité ou votre intelligence uniques, mais elles consomment votre temps et votre énergie mentale.

Dans ce projet, nous explorerons comment « engager » un assistant IA pour qu'il soit votre stagiaire personnel et qu'il s'occupera de ces tâches fastidieuses à votre place. L'objectif est d'automatiser les tâches ennuyeuses afin que vous puissiez libérer votre esprit pour vous concentrer sur le travail qui compte vraiment.

Pleins feux sur le concept : automatisation des flux

L'un des concepts clés dans ce domaine est « l'automatisation du flux de travail ». Cela signifie créer un système dans lequel vos différentes applications logicielles peuvent « communiquer » entre elles et déclencher des actions automatiquement, sans que vous ayez à faire quoi que ce soit. C'est comme si vous mettiez en place une série de dominos numériques.

Par exemple, vous pouvez définir une règle qui dit : « Lorsque je reçois un e-mail dans Gmail contenant le mot « facture » dans la ligne d'objet, créez automatiquement une tâche dans mon application de liste de tâches et envoyez-moi une notification. »

Le leader établi dans cet espace d'automatisation sans code est un outil appelé Zapier, qui peut connecter plus de 8 000 applications Web différentes. Elle passe de simples règles « si c'est alors cela » à une plate-forme d'orchestration d'IA sophistiquée capable de gérer des flux de travail complexes.

Tâches courantes que vous pouvez automatiser

Voici quelques exemples concrets de tâches répétitives que vous pouvez confier à un assistant IA dès aujourd'hui :

Résumés automatisés des réunions : au lieu que vous ou un collègue saisissiez des notes frénétiquement, un outil tel que Otter.ai peut rejoindre votre réunion, fournir une transcription en temps réel, puis générer un résumé automatique consultable avec les principaux points à retenir et les mesures à prendre.
Résumés de documents intelligents : vous avez un long rapport, article ou document que vous devez comprendre rapidement ? Au lieu de passer 30 minutes à lire, vous pouvez utiliser un outil tel que Notion AI pour le résumer instantanément ou répondre à des questions spécifiques sur son contenu, directement dans votre base de connaissances.
Rédaction de courriels de routine : vous retrouvez-vous à écrire le même type de courriels encore et encore ? Vous pouvez envoyer une simple demande à un chatbot comme ChatGPT ou Claude (par exemple, « Rédigez un e-mail de suivi poli à un client qui n'a pas répondu à ma proposition de la semaine dernière ») et obtenir une première ébauche en quelques secondes.
Connecter vos applications : vous pouvez utiliser une plateforme comme Zapier pour créer des automatisations simples qui vous feront économiser des clics et de l'énergie mentale. Par exemple, vous pouvez enregistrer automatiquement les pièces jointes d'e-mails spécifiques dans un dossier Google Drive ou recevoir une notification dans une application de chat chaque fois qu'un client remplit un formulaire sur votre site Web.

Essayez ceci maintenant : le résumé en 5 secondes

Découvrez dès maintenant la magie de l'automatisation grâce à cette tâche simple.

Trouvez un long e-mail ou un article de presse datant d'aujourd'hui.
Copiez le texte dans son intégralité.
Ouvrez votre chatbot IA préféré (ChatGPT, Gemini ou Claude).
Collez le texte et tapez cette simple invite au-dessus : « Résume-moi cela en 3 points ».

Remarquez comment vous venez de condenser plusieurs minutes de lecture en quelques secondes de travail. Maintenant, imaginez que vous faites cela pour chaque long document que vous recevez.

Contrôle rapide

Quel est l'objectif principal d'un outil d'automatisation des flux de travail tel que Zapier ?

A) Pour écrire des histoires et des poèmes créatifs.

B) Pour connecter différentes applications logicielles afin qu'elles puissent effectuer automatiquement des tâches pour vous en fonction de déclencheurs.

C) Pour générer des images réalistes à partir de descriptions textuelles.

Récapitulatif : Automatisation des tâches répétitives

Ce que nous avons abordé :

Comment l'IA peut agir en tant qu'assistante numérique pour gérer de petites tâches répétitives qui vous font perdre du temps.
Le concept d'automatisation du flux de travail, qui permet à vos différentes applications de fonctionner ensemble automatiquement.
Des exemples concrets, comme l'utilisation de Otter.ai pour les résumés de réunions et de Zapier pour connecter des applications.

Pourquoi c'est important :

L'automatisation des parties ennuyeuses de votre travail ne vous permet pas seulement de gagner du temps ; elle vous permet de vous concentrer et d'économiser votre énergie créative pour les problèmes complexes qui nécessitent votre intelligence humaine. C'est l'un des moyens les plus immédiats d'augmenter votre productivité quotidienne grâce à l'IA.

Prochaine étape :

Nous aborderons un domaine plus technique mais incroyablement puissant dans notre prochaine leçon : « Pour les ambitieux : une introduction douce à l'IA dans le codage ».

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