Utiliser des chatbots avec mes fichiers et documents

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par Stélio Inácio, fondateur de Jon AI et spécialiste de l'IA

De la bibliothèque publique à l'étude privée : utiliser des chatbots avec vos fichiers

Jusqu'à présent, nous avons principalement traité les chatbots basés sur l'IA comme des partenaires conversationnels ayant accès à une vaste bibliothèque publique de connaissances. Nous pouvons leur poser des questions sur l'histoire, les sciences ou les idées créatives. Mais que se passe-t-il si vous avez besoin d'un expert pour un sujet très personnel ou spécifique, comme le dernier rapport de vente de votre entreprise, un contrat juridique dense ou le manuel de 200 pages de votre nouvel appareil photo ? C'est là qu'une nouvelle fonctionnalité révolutionnaire entre en jeu : utiliser l'IA avec vos propres fichiers et documents.

Il s'agit d'un saut quantique. C'est la différence entre poser une question triviale à votre assistant et lui remettre une pile de rapports spécifiques en lui disant : « Lisez-les, puis parlons-en ». Les principaux chatbots tels que ChatGPT, Gemini et Claude disposent tous de fonctionnalités qui vous permettent de télécharger des fichiers et d'avoir une conversation ciblée et intelligente sur les informations qu'ils contiennent.

Pleins feux sur le concept : comment une IA peut-elle « lire » votre document ?

Vous vous demandez peut-être comment cela fonctionne. L'IA ne « lit » pas au sens humain du terme. Il utilise plutôt un processus intelligent souvent appelé génération augmentée par extraction (RAG). Considérez-le comme un examen à livre ouvert pour l'IA.

Vous fournissez le « manuel » : lorsque vous téléchargez votre PDF, votre feuille de calcul ou votre document, vous fournissez à l'IA une source d'informations spécifique et fiable.
Elle « récupère » la bonne page : lorsque vous posez une question, l'IA scanne d'abord votre document pour trouver les extraits de texte les plus pertinents.
Il « génère » la réponse : il utilise ensuite uniquement ces extraits spécifiques récupérés pour formuler sa réponse.

Ce processus « ancre » l'IA dans les faits de votre document, ce qui réduit considérablement le risque d'inventer des choses (hallucinations) et garantit que les réponses correspondent parfaitement à vos données spécifiques.

Qu'est-ce que tu peux en faire ? De puissants exemples concrets

Cette fonctionnalité transforme votre chatbot basé sur l'IA en un puissant analyste personnel. Voici quelques mesures que vous pouvez prendre :

Résumez des documents denses : vous avez un document de recherche de 150 pages ou une longue proposition commerciale ? Téléchargez le fichier et demandez : « Résumez les principales conclusions de ce document en cinq points » ou « Quels sont les principaux arguments et conclusions présentés ici ? »
Analysez vos données instantanément : téléchargez une feuille de calcul (fichier CSV) contenant vos données de ventes mensuelles. Vous pouvez ensuite poser des questions dans un anglais simple, comme « Quel produit a enregistré le chiffre d'affaires le plus élevé en mars ? » ou « Créez un graphique à barres illustrant la tendance des ventes du produit X au cours des six derniers mois ».
Devenez un expert instantané dans n'importe quel domaine : vous avez des difficultés avec un nouveau logiciel ? Téléchargez le manuel de l'utilisateur et posez des questions spécifiques telles que « Comment créer un tableau croisé dynamique dans ce programme ? » au lieu de parcourir des centaines de pages.
Obtenez des commentaires sur votre travail : téléchargez un essai, un rapport ou même une lettre de motivation que vous avez écrite. Vous pouvez ensuite demander au chatbot « d'agir en tant qu'éditeur et de suggérer des améliorations pour améliorer la clarté et le ton » ou de « vérifier l'absence d'erreurs grammaticales dans ce texte ».

Un rappel essentiel sur la protection de la vie privée

Souvenez-vous de l'analogie du « café bondé ». La possibilité de télécharger des documents est incroyablement puissante, mais elle implique la responsabilité de protéger vos informations. Avant de télécharger des documents personnels ou professionnels sensibles, assurez-vous toujours que les paramètres de confidentialité de votre chatbot sont configurés de manière à désactiver l'entraînement des modèles sur vos données.

Contrôle rapide

Vous avez un PDF de 200 pages du rapport annuel d'une entreprise. Quel est un moyen puissant d'utiliser un chatbot IA moderne avec ce fichier ?

A) Demandez au chatbot son avis général sur le marché boursier.

C) Téléchargez l'intégralité du fichier PDF et demandez : « Quels étaient les principaux risques financiers mentionnés dans ce rapport ? »

B) Copiez et collez manuellement chacune des 200 pages dans la fenêtre de discussion, une par une.

Récapitulatif : Utiliser des chatbots avec mes fichiers et documents

Ce que nous avons abordé :

Les chatbots modernes basés sur l'IA vous permettent de télécharger vos propres fichiers (PDF, documents, feuilles de calcul) pour avoir une conversation à leur sujet.
Ce processus, souvent appelé génération augmentée par extraction (RAG), fonde les réponses de l'IA sur vos données spécifiques, les rendant ainsi très pertinentes et fiables.
Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour résumer des rapports denses, analyser des données et obtenir des réponses spécifiques à partir de documents complexes.
Il est essentiel de vérifier vos paramètres de confidentialité pour désactiver l'entraînement des modèles avant de télécharger des informations sensibles.

Pourquoi c'est important :

Grâce à cette fonctionnalité, l'IA passe du statut d'expert général à celui d'expert personnel. C'est l'un des moyens les plus puissants et les plus pratiques d'utiliser l'IA pour gagner du temps et mieux comprendre votre travail quotidien et vos études.

Prochaine étape :

Nous examinerons un outil spécialement conçu et optimisé à cette fin : NotebookLM, sans doute le meilleur outil d'intelligence artificielle pour apprendre et étudier avec votre propre matériel.

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