Asistente de IA personalizado para servicios de impresión y publicación comerciales

Asistente de IA personalizado para servicios de impresión y publicación comerciales

La moderna industria de la impresión comercial es una maravilla de la precisión de alta tecnología. El software de preimpresión con tecnología de inteligencia artificial, los flujos de trabajo automatizados y las prensas de última generación pueden producir trabajos asombrosos a una velocidad increíble. Sin embargo, para muchas imprentas, el mayor cuello de botella no está en la imprenta, sino en la oficina principal. El proceso manual y lento de cotizar trabajos complejos, gestionar los proveedores de papel y tinta y gestionar las comunicaciones con los clientes puede ralentizar toda la operación y reducir los márgenes.

Este artículo demostrará cómo la IA de Jon AI en toda la empresa es la «oficina principal impulsada por la IA» esencial para su negocio de impresión. Basada en un marco de generación aumentada de recuperación (RAG) seguro y privado, nuestra plataforma automatiza los flujos de trabajo administrativos y de gestión de proyectos que preceden a la impresión, creando un centro de conocimiento unificado para todo su equipo. Demostraremos cómo nuestra solución integrada le ayuda a gestionar un taller de forma más eficiente y rentable ofreciéndole:

• Un proceso acelerado de cotización de empleo e incorporación de clientes: genere presupuestos complejos y precisos en minutos, no en horas, para ganar más ofertas.
• Adquisición simplificada de papel, tinta y materiales: automatice la creación de órdenes de compra y gestione los contratos con los proveedores con facilidad.
• Un equipo de servicio al cliente capacitado: brinde a sus CSR acceso instantáneo a los estados de los trabajos, a los detalles de los pedidos anteriores y a los conocimientos sobre producción.
• Un centro digital para los procedimientos operativos operativos estándar y las mejores prácticas de producción: recoja y comparta los «conocimientos tribales» de sus operadores de prensa y estimadores más experimentados.
• Eficiencia empresarial mejorada, desde la cotización hasta la facturación: automatice todo el ciclo de vida administrativo de un trabajo de impresión.

El dilema de la impresora moderna: prensas de alta velocidad, papeleo lento

Incluso las imprentas más avanzadas desde el punto de vista tecnológico se enfrentan a importantes desafíos operativos que afectan a su velocidad y rentabilidad:

• El cuello de botella de la cotización: crear un presupuesto preciso para un trabajo de impresión personalizado implica un cálculo complejo del material de papel, la cobertura de tinta, el tiempo de impresión y el acabado. Este proceso lento y manual es un obstáculo importante para sus equipos de ventas y servicio al cliente.
• Fricciones en la cadena de suministro: gestionar una red diversa de proveedores de papel, tinta y acabados implica hacer malabares con numerosos contratos, listas de precios y órdenes de compra, lo que hace que el aprovisionamiento sea una tarea que lleva mucho tiempo.
• La constante llamada de «actualización de estado»: sus representantes del servicio de atención al cliente (CSR) son interrumpidos constantemente por las llamadas de los clientes que les preguntan sobre el estado de su trabajo, lo que les impide gestionar nuevos pedidos.
• Perder los «conocimientos tribales»: cuando un estimador o un operario de prensa veterano se jubila, sus valiosos conocimientos sobre cómo cotizar trabajos complicados o gestionar determinadas acciones de papel en una imprenta determinada suelen desaparecer con él.

Un centro central y seguro para su negocio de impresión

En Jon AI, entendemos que sus relaciones con los clientes, las estructuras de precios y los datos de sus trabajos son confidenciales. Nuestra plataforma se basa en un marco de generación aumentada de recuperación (RAG) seguro y privado. Esto crea una «bóveda digital» completamente aislada para los datos de su empresa. Nuestra tecnología patentada Pastor garantiza que la IA aprenda y funcione *exclusivamente* a partir de sus propios documentos privados. Sus listas de clientes, especificaciones de puestos y precios de proveedores nunca están expuestos a modelos públicos y nunca escapan a su control.

Asistentes especializados para todo el ciclo de vida de los trabajos de impresión

Jon AI proporciona asistentes especializados que entienden el idioma y los flujos de trabajo de una imprenta comercial:

• Para ventas y presupuestos: este es su motor de cotización. Utilice el «asistente de ventas» para generar instantáneamente un «presupuesto» detallado para un trabajo personalizado, extrayendo datos de trabajos similares anteriores para garantizar la precisión y la rentabilidad. Cree un «contrato de venta» formal para trabajos recurrentes y de gran envergadura con clientes.
• Para el servicio al cliente y la gestión de proyectos: mantenga a los clientes informados y mantenga los proyectos en marcha. Utilice el `Asistente de ventas` para generar `facturas`, `recibos` y `albaranes de entrega`. Utilice el `Asistente de proyecto` para proporcionar a los clientes `informes de estado del proyecto` formales para proyectos a largo plazo.
• Para compras y producción: Domine su cadena de suministro. Utilice el «Asistente de Adquisiciones» para emitir una «orden de compra» para un papel específico necesario para un trabajo. Gestione todas sus relaciones con los proveedores con «contratos de proveedores» estandarizados. Utilice el `Asistente de administración` para almacenar sus SOP de producción internos como una `Política de la empresa` en la que se pueden realizar búsquedas.

Desde la solicitud de cotización hasta el envío del producto: un estuche de uso de impresión integrado

Imagine un flujo de trabajo fluido e impulsado por IA para un trabajo de impresión típico:

1. La solicitud de presupuesto: un cliente envía un correo electrónico solicitando un presupuesto de 5000 folletos con un papel y un acabado específicos. Su representante de responsabilidad social le pregunta a AI Chat: «¿Cuál era el precio de nuestros últimos 5000 folletos publicados para ABC Corp con papel brillante de 100 libras?»
2. Cotización instantánea: la IA proporciona los datos. Luego, el CSR ordena a la IA: «Genere una nueva 'cotización' para ABC Corp para este trabajo, utilizando ese precio como referencia y añadiendo un aumento del 5% al nuevo costo del papel». El presupuesto profesional se genera en cuestión de segundos.
3. La orden de compra: el trabajo está aprobado. El director de producción ordena a la IA: «Genere una 'orden de compra' para 3 cajas de 'Silk Cover' de 100 libras de nuestro proveedor 'PaperDirect' para el trabajo #J -90210». La orden de compra se crea al instante.
4. La actualización de estado: el cliente llama para preguntar por su trabajo. La CSR pregunta a la IA: «¿Cuál es el estado actual de producción del trabajo #J -90210?» La IA, haciendo referencia al programa de producción (subido), responde: «Se ha terminado de imprimir y está previsto que el departamento de acabado llegue hoy a las 3 de la tarde».

Este flujo de trabajo conectado convierte un proceso manual de varios pasos en una experiencia de cliente rápida, eficiente y profesional.

El sistema operativo unificado para su empresa de impresión

Mientras que su sistema de información de gestión (MIS) rastrea los datos de los trabajos, Jon AI es la capa inteligente e interactiva que gestiona los documentos y los conocimientos relacionados con esos trabajos. Es la única plataforma que integra en profundidad sus cotizaciones, sus contratos con los proveedores, sus procedimientos operativos estándar de producción y sus comunicaciones con los clientes en un único ecosistema conversacional. Los conocimientos de su mejor estimador pueden convertirse en un recurso consultable que ayude a todo su equipo de ventas a crear mejores presupuestos.

Beneficios comprobados para su empresa de impresión

Como hemos demostrado, la adopción de Jon AI es una inversión estratégica en la eficiencia y la rentabilidad de toda su operación. Al aprovechar nuestra plataforma, logrará:

• Un ciclo acelerado de cotizaciones y ventas: consiga más puestos de trabajo siendo el primero en ofrecer un presupuesto preciso y profesional a sus clientes.
• Adquisiciones optimizadas y rentables: reduzca el tiempo administrativo y controle mejor sus compras de papel, tinta y otros materiales.
• Un equipo de RSE más eficiente y experto: capacite a su personal de servicio al cliente para resolver las consultas con mayor rapidez, lo que se traduce en una mayor satisfacción del cliente.
• Preservación de unos conocimientos de producción de incalculable valor: aproveche la experiencia de su personal directivo para crear una potente herramienta de formación y referencia para todo su equipo.
• Un negocio más rentable: reduzca los gastos administrativos, minimice los errores de cotización y mejore el ciclo de flujo de caja desde la cotización hasta la factura final.

Jon AI no es solo un asistente de inteligencia artificial; es la columna vertebral digital de su negocio de impresión, diseñada para ayudarlo a gestionar una operación más eficiente, rentable y competitiva en el vertiginoso mercado actual.

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