Centro de documentos impulsado por IA para bibliotecas, museos y archivos nacionales

Centro de documentos impulsado por IA para bibliotecas, museos y archivos nacionales

Las bibliotecas, los museos y los archivos nacionales son los guardianes confiables de nuestra memoria colectiva y patrimonio cultural. Su misión es preservar el pasado e inspirar el futuro. Si bien las nuevas tecnologías de inteligencia artificial están empezando a transformar la forma en que el público puede descubrir las colecciones digitales e interactuar con ellas, la labor operativa y administrativa interna de estas instituciones fundamentales sigue siendo un desafío importante. Los procesos de planificación de las exposiciones, obtención de subvenciones, gestión de contratos y conservación del conocimiento institucional suelen ser tan complejos como las propias colecciones.

Este artículo demostrará cómo la IA de Jon AI para toda la empresa proporciona un centro de documentos seguro e inteligente diseñado para las necesidades únicas de las instituciones de patrimonio cultural. Basada en un marco privado de recuperación y generación aumentada (RAG), nuestra plataforma automatiza los flujos de trabajo administrativos y crea una base de conocimientos unificada, lo que permite a sus equipos centrarse en su misión principal de preservación y participación pública. Demostraremos cómo nuestra solución integrada ofrece:

• Planificación acelerada de exposiciones y proyectos: genere rápidamente propuestas integrales para nuevas exposiciones, proyectos de digitalización y solicitudes de subvenciones.
• Administración simplificada relacionada con las colecciones: automatice la creación de acuerdos de préstamo, contratos con proveedores para la conservación y protocolos de manipulación.
• Preservación y activación del conocimiento institucional: cree un «archivo digital» que permita realizar búsquedas con el historial operativo, las políticas y la experiencia de su institución.
• Mejora de la participación pública y la planificación de la divulgación: simplifique la creación de campañas de marketing, materiales educativos y propuestas de patrocinio.
• Un almacén seguro para los datos de su institución: proteja la información confidencial de los donantes, las investigaciones inéditas y los planes estratégicos.

La paradoja del patrimonio: preservar el pasado con operaciones preparadas para el futuro

Las instituciones culturales se enfrentan a una paradoja única: deben operar con el cuidado meticuloso de un conservador y con la agilidad de una empresa de medios moderna, a menudo con recursos limitados.

• El ciclo de subvenciones y la rutina de las propuestas: La necesidad constante de redactar propuestas de subvención y planes de proyectos detallados y persuasivos para garantizar la financiación supone una enorme pérdida de tiempo para los curadores y directores más experimentados.
• Flujos de trabajo administrativos complejos: una sola exposición puede implicar docenas de acuerdos de préstamo, contratos con diseñadores y transportistas y plazos de instalación detallados. Gestionar este papeleo supone un enorme desafío logístico.
• El riesgo de una «fuga de cerebros»: cuando se jubila un conservador, registrador o archivero con una larga trayectoria, se pueden perder para siempre décadas de conocimientos inestimables sobre la historia de la colección, las exposiciones pasadas y los procedimientos específicos.
• Políticas internas inaccesibles: los protocolos fundamentales para la manipulación de objetos, la seguridad de los laboratorios de conservación o la desadhesión suelen estar ocultos en manuales densos, lo que dificulta que el personal y los voluntarios puedan acceder a ellos y seguirlos correctamente.

Una «bóveda digital» segura para el legado de su institución

En Jon AI, entendemos que los datos que rodean su colección son tan valiosos como la propia colección. Nuestra plataforma se basa en un modelo de generación aumentada de recuperación (RAG) seguro y privado. Esto crea una «bóveda digital» completamente aislada para los datos de su institución. Nuestra tecnología patentada Pastor garantiza que la IA aprenda y funcione *exclusivamente* a partir de sus propios documentos privados. Sus listas de donantes, sus investigaciones confidenciales y sus planes estratégicos nunca están expuestos a modelos públicos ni escapan a su control.

Asistentes especializados para la institución cultural moderna

Jon AI proporciona asistentes especializados para respaldar las diversas funciones de su biblioteca, museo o archivo:

• Para curadores y directores de proyectos: utilice el `Asistente de proyecto` para generar al instante una «propuesta de proyecto» detallada para una nueva exposición o subvención. Gestione instalaciones complejas con «listas de tareas» y prepárese para cualquier eventualidad con un «plan de gestión de riesgos».
• Para los secretarios y el personal de cobranzas: recurra a la «administración» y al «asistente legal» para crear «contratos con proveedores» para los servicios de conservación, «contratos de arrendamiento» para los préstamos entrantes y salientes, y para redactar y gestionar todos los documentos fundamentales de «política empresarial» relacionados con la gestión y el cuidado de las colecciones.
• Para los equipos de desarrollo y marketing: utilice el «Asistente de marketing y relaciones públicas» para crear un «plan de campaña de marketing» integral, redacte «propuestas de patrocinio de eventos» para las galas de recaudación de fondos y escriba «comunicados de prensa» para anunciar nuevas adquisiciones o exhibiciones.
• Para los coordinadores voluntarios: utilice el término «asistente de proyecto» para generar «acuerdos de voluntariado» claros y profesionales, en los que se definan las funciones, las responsabilidades y el cumplimiento de las políticas institucionales.

De la concepción a la exposición: un flujo de trabajo curatorial integrado

Imagínese planificar una gran exposición histórica con Jon AI como copiloto:

1. La propuesta: un comisario utiliza el «asistente de proyecto» para redactar una rica «propuesta de proyecto» y le pide a la IA que «recoja listas de objetos de nuestra anterior exposición sobre «Arte renacentista» y datos presupuestarios de la instalación de la galería «Los mundos antiguos» para crear un plan rico en datos.
2. Los préstamos: el registrador pide al AI Chat: «Muéstreme nuestra plantilla estándar para un contrato de préstamo entrante para un cuadro de gran valor». La IA proporciona la plantilla correcta de «contrato de arrendamiento», que luego se personaliza y envía.
3. La instalación: un técnico instalador, al manipular un artefacto delicado, no está seguro de cuáles son los requisitos ambientales específicos. En una tableta, preguntan al AI Chat: «¿Cuál es el rango de humedad requerido para los manuscritos en vitela del siglo XVI según nuestra política de cuidado de colecciones?» La IA proporciona al instante la directriz oficial precisa del documento de «Política de la empresa».

Este flujo continuo de información garantiza la eficiencia, el cumplimiento y el más alto nivel de cuidado para su colección.

El centro unificado para la gestión del patrimonio cultural

Si bien su CMS es la base de datos de su colección, Jon AI es la «carpeta maestra» inteligente e interactiva para toda su operación. Es la única plataforma que integra en profundidad la generación de documentos operativos complejos, desde propuestas de subvención hasta acuerdos de préstamo, con una IA potente y conversacional que puede responder a preguntas matizadas sobre ellos. El documento de política que redacta su equipo de conservación se convierte en la respuesta inmediata para un técnico que trabaja en la galería.

Beneficios comprobados para su institución

Como hemos demostrado, adoptar Jon AI es una inversión estratégica en el futuro y la sostenibilidad de su institución. Al aprovechar nuestra plataforma, su organización logrará:

• Planificación acelerada de exposiciones y proyectos: asegure la financiación y lance nuevas iniciativas más rápido con potentes herramientas de generación de propuestas.
• Administración simplificada: reduzca el tiempo que su personal experto dedica al papeleo, lo que les permitirá centrarse en la curación, la investigación y la conservación.
• Una memoria institucional preservada y activada: proteja sus conocimientos operativos para las generaciones futuras de personal y líderes.
• Planificación mejorada de la participación pública: cree campañas de divulgación más eficaces y consistentes para aumentar su audiencia e impacto.
• Un centro operativo reforzado y seguro: proteja los datos confidenciales de su institución y garantice la coherencia de los procedimientos en todos los departamentos.

Jon AI no es solo una herramienta, sino un socio transformador para las instituciones culturales, que les permite operar con la eficiencia y la agilidad que se requieren en el vertiginoso mundo actual, sin dejar de ser fieles a su misión de preservar nuestro patrimonio común.