Software de procesos de cumplimiento y auditoría de IA: flujo de trabajo documental

Domine la auditoría y el cumplimiento con un flujo de trabajo documental impulsado por la IA

Gestionar las auditorías y mantener el cumplimiento mediante hojas de cálculo, correos electrónicos y carpetas compartidas es una apuesta arriesgada. Las pruebas se pierden, las acciones correctivas se olvidan y la dirección no tiene visibilidad en tiempo real de la postura de cumplimiento. Este enfoque no solo es ineficiente, sino que constituye una amenaza directa para la salud financiera y reputacional de su organización. Jon AI Document Processes proporciona un software de gestión de auditorías centralizado, auditable e inteligente para garantizar que siempre esté preparado.

Con Jon AI, todo el ciclo de vida de la auditoría y el cumplimiento se gestiona en un único proceso estructurado: Plan de auditoría → Plantilla de nota interna → Informe de auditoría → Plan de acción correctiva → Certificación de conformidad.

Desde la planificación hasta la certificación, todos los documentos están vinculados, se realiza un seguimiento de todas las tareas y se preservan todas las pruebas. Se trata de un software de IA completo para la gobernanza, el riesgo y el cumplimiento (GRC).

Los costos ocultos del seguimiento manual del cumplimiento

Las consecuencias de un proceso de cumplimiento deficiente pueden ser catastróficas:

• Auditorías fallidas y sanciones financieras: la falta de un solo documento puede provocar una auditoría fallida, lo que se traduce en importantes multas y sanciones.
• Daño a la reputación: los incumplimientos de conformidad pueden erosionar la confianza de los clientes, los socios y el público, y provocar daños a la marca a largo plazo.
• Tiempo de gestión desperdiciado: en el período previo a una auditoría, los gerentes y los equipos pierden cientos de horas buscando documentos y pruebas.
• Falta de visibilidad de los riesgos: sin un sistema centralizado, es imposible obtener una visión clara y en tiempo real de los riesgos de cumplimiento más críticos.

La ventaja de Jon AI: conformidad con la inteligencia de procesos

Jon AI proporciona un flujo de trabajo de automatización del cumplimiento diseñado específicamente para transformar el cumplimiento de una rutina periódica en un estado continuo de preparación.

• Siempre preparado para la auditoría: mantenga un repositorio permanente, organizado y con capacidad de búsqueda de todos los documentos y pruebas relacionados con el cumplimiento.
• Recopilación automática de pruebas: vincule los requisitos de conformidad con sus procesos operativos (por ejemplo, adquisiciones o recursos humanos) para recopilar pruebas automáticamente a medida que vaya trabajando.
• Acciones correctivas simplificadas: cuando se detecte un problema, cree un plan de medidas correctivas, asigne tareas y realice un seguimiento de su finalización dentro del mismo proceso.
• Centro de control centralizado: gestione todas sus actividades de auditoría y cumplimiento, desde las políticas internas hasta las normativas externas, en un lugar seguro.
• Privacidad absoluta de los datos: los resultados de la auditoría y los datos de conformidad son muy confidenciales y están protegidos con el más alto nivel de seguridad.

Procesos más allá de la auditoría y el cumplimiento

Una postura de cumplimiento sólida está integrada en todos los aspectos del negocio. Jon AI conecta sus actividades de GRC con sus operaciones principales:

• Proceso de desarrollo de políticas: gestione todo el ciclo de vida de sus políticas internas, desde su redacción y revisión hasta su publicación y reconocimiento.
• Proceso de gestión de riesgos: identifique, evalúe y mitigue los riesgos mediante un flujo de trabajo estructurado y documentado.
• Proceso de gestión de contratos: asegúrese de que todos los contratos se revisen, aprueben y almacenen de manera compatible.
• Proceso de incorporación de proveedores: compruebe que los proveedores cumplen sus normas antes de que se les autorice a trabajar con usted.

Con más de 200 tipos de documentos, Jon AI le permite integrar el cumplimiento en la estructura de las operaciones diarias de su organización.

Flujos de trabajo personalizados de auditoría y cumplimiento

Adapte sus procesos a cualquier reglamento o norma interna. Con Jon AI, puede crear flujos de trabajo personalizados de auditoría y cumplimiento.

• Cree un flujo de trabajo específico para gestionar la certificación ISO 27001, con todas las cláusulas y controles necesarios.
• Cree un proceso para el cumplimiento del GDPR, que incluya los pasos para las evaluaciones del impacto de la protección de datos (DPIA).
• Diseñe una auditoría de controles financieros internos basada en el marco COSO.

Sea cual sea el estándar, puede crear un proceso repetible y auditable en Jon AI para garantizar el cumplimiento continuo.

Por qué los chatbots genéricos no pueden gestionar las auditorías

Un chatbot genérico no puede funcionar como un sistema GRC. No puede gestionar un plan de auditoría de varios meses, hacer un seguimiento de la implementación de las medidas correctivas en todos los departamentos ni servir como un sistema de registro inmutable para los reguladores. Jon AI está diseñado para procesos de alto riesgo que requieren estructura, evidencia y un registro de auditoría completo.

Beneficios comprobados para su organización

• Supere las auditorías con confianza: afronte cualquier auditoría sabiendo que sus pruebas están organizadas, accesibles y completas.
• Reduzca los costos de cumplimiento: reduzca drásticamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para preparar y gestionar las auditorías.
• Mejore la visibilidad de los riesgos: comprenda en tiempo real su postura de cumplimiento y aborde las brechas de forma proactiva.
• Refuerce la gobernanza: fomente una cultura de responsabilidad y transparencia en toda la organización.

Deje de temer las auditorías. Transforme su gestión del cumplimiento de una carga reactiva en una ventaja estratégica con Jon AI.

Ejemplo de documentos de auditoría generados

Todos los documentos generados se abren en nuestro editor en línea (similar a Microsoft Word o Google Docs). Puede revisarlos, editarlos y finalizarlos con la marca de su empresa.

Pruebe el software de auditoría y cumplimiento Jon AI