Software para el proceso de desarrollo de políticas de IA: flujo de trabajo documental

Desarrolle y gestione políticas con un flujo de trabajo colaborativo impulsado por la IA

Las políticas anticuadas y un proceso de desarrollo manual crean confusión, riesgos y una pesadilla para el cumplimiento. Cuando las políticas están ocultas en discos compartidos, los empleados no están al tanto de las actualizaciones más importantes y es prácticamente imposible hacer un seguimiento de las confirmaciones. Jon AI Document Processes aporta orden, claridad y responsabilidad a todo el ciclo de vida de las pólizas con nuestro software inteligente de gestión de políticas.

Con Jon AI, el desarrollo de políticas se convierte en un proceso transparente, colaborativo y auditable: plantilla de política empresarial → Aportación del departamento → Revisión legal → Publicación final de la política → Reconocimiento de las políticas de recursos humanos.

Desde el primer borrador hasta el reconocimiento final, cada paso se gestiona en un único flujo de trabajo. Se trata de un sistema de IA completo para la gestión del ciclo de vida de las políticas que protege a su organización e informa a sus empleados.

Los costos ocultos de la gestión manual de políticas

Un enfoque desorganizado de las políticas empresariales es una fuente silenciosa de riesgo:

• Prácticas inconsistentes: cuando las políticas son difíciles de encontrar o están desactualizadas, los empleados se basan en conjeturas, lo que lleva a acciones inconsistentes y, a menudo, incorrectas.
• Riesgos de cumplimiento: no actualizar las políticas para que reflejen las nuevas leyes y reglamentos puede conllevar importantes multas y riesgos legales.
• Confusión y disputas entre los empleados: las políticas ambiguas o inaccesibles son la principal fuente de disputas y quejas de los empleados en materia de recursos humanos.
• Falta de responsabilidad: si no puedes demostrar que un empleado conocía una política, es difícil hacer que rinda cuentas por las infracciones.

La ventaja de Jon AI: políticas con inteligencia de procesos

Jon AI proporciona un flujo de trabajo de cumplimiento automatizado y diseñado específicamente para gestionar todo el ciclo de vida de las políticas de su organización.

• Redacción y revisión colaborativas: involucre a las partes interesadas de los diferentes departamentos en el proceso de redacción y dirija las políticas para su revisión y aprobación legales formales.
• Biblioteca de políticas centralizada: cree una fuente única de información fiable en la que los empleados puedan encontrar siempre las versiones más actualizadas de todas las políticas de la empresa.
• Seguimiento automatizado de los acuses de recibo: después de publicar una política nueva o actualizada, envíala automáticamente a los empleados pertinentes y haz un seguimiento de sus confirmaciones.
• Control de versiones claro: mantenga un historial completo de todas las versiones, cambios y aprobaciones de las políticas para tener un registro de auditoría perfecto.
• Privacidad absoluta de los datos: sus políticas internas y sus comentarios sobre las revisiones son confidenciales y siempre se mantienen seguros.

Procesos más allá del desarrollo de políticas

Las políticas eficaces son la base de una organización bien gestionada. Jon AI conecta la gestión de sus políticas con otros procesos empresariales críticos:

• Proceso de auditoría y cumplimiento: demuestre fácilmente que las políticas están actualizadas y se han comunicado a los empleados.
• Incorporación de empleados: incluya el reconocimiento de las políticas clave de recursos humanos como un paso obligatorio en su flujo de trabajo de incorporación de nuevos empleados.
• Proceso disciplinario: haga referencia a las infracciones específicas de las políticas en los documentos disciplinarios, como los avisos de advertencia a los empleados.
• Proceso de soporte de TI: asegúrese de que sus políticas de TI en materia de seguridad y uso aceptable se comuniquen y reconozcan claramente.

Con más de 200 tipos de documentos, Jon AI le ayuda a crear un marco de gobierno sólido que se integra en sus operaciones diarias.

Flujos de trabajo de políticas personalizadas

El proceso de aprobación de su política puede variar según el tema. Jon AI le permite crear flujos de trabajo de desarrollo de políticas personalizados.

• Cree un flujo de trabajo simple para actualizaciones de políticas menores que solo requieran la aprobación del gerente.
• Diseñe un flujo de trabajo integral para políticas nuevas y de alto riesgo que requieran la participación de los líderes legales, financieros, de recursos humanos y ejecutivos.
• Configure revisiones automáticas anuales o bienales de todas las políticas para garantizar que nunca queden desactualizadas.

Cree un proceso que garantice el nivel de escrutinio adecuado para cada política, en todo momento.

Por qué los chatbots genéricos no pueden gestionar las políticas

Un chatbot genérico no puede gestionar el ciclo de vida de una política. No puede facilitar un proceso de redacción y revisión colaborativo y controlado por versiones, ni puede distribuir las políticas a grupos específicos de empleados y hacer un seguimiento de sus confirmaciones de cumplimiento. Jon AI está diseñado para procesos de gobierno que requieren colaboración, control de versiones y un registro de auditoría completo.

Beneficios comprobados para su organización

• Garantice la coherencia de las políticas: elimine la confusión con una fuente única y centralizada de todas las políticas oficiales de la empresa.
• Simplifique el cumplimiento y las auditorías: demuestre fácilmente a los auditores que sus políticas están actualizadas y que los empleados las han reconocido.
• Mejore el conocimiento de los empleados: envíe de forma proactiva las actualizaciones de las políticas a su equipo y asegúrese de que se lean y entiendan.
• Reduzca los gastos administrativos: automatice todo el proceso de redacción, aprobación, publicación y seguimiento de las políticas.

Deje de gestionar sus documentos de referencia más importantes en un caótico lío de archivos y correos electrónicos. Cree un sistema de gestión de políticas sólido, eficiente y que cumpla con las normas con Jon AI.

Ejemplo de documentos de política generados

Todos los documentos generados se abren en nuestro editor en línea (similar a Microsoft Word o Google Docs). Puede revisarlos, editarlos y finalizarlos con la marca de su empresa.

Pruebe el software de gestión de políticas Jon AI