Software de gestión de licencias con IA: flujo de trabajo documental

Gestione sin esfuerzo las licencias de los empleados con un flujo de trabajo impulsado por la IA

Gestionar las ausencias de los empleados mediante correos electrónicos, hojas de cálculo y formularios en papel es una fuente de confusión y errores. Las solicitudes se pierden, las aprobaciones se retrasan y los calendarios de los equipos nunca están actualizados. Este caos administrativo genera frustración para los empleados y un importante riesgo de cumplimiento para el departamento de Recursos Humanos. Jon AI Document Processes reemplaza este lío con un software de gestión de licencias limpio, simple y automatizado.

Con Jon AI, todo el proceso de licencia se gestiona en un flujo de trabajo único y transparente: Solicitud de vacaciones → Aprobación del gerente → Actualización de la nómina → Actualización del calendario.

Cada solicitud se documenta formalmente, se realiza un seguimiento de las aprobaciones y los sistemas posteriores se actualizan automáticamente. Se trata de un sistema de inteligencia artificial perfecto para el seguimiento de las vacaciones que permite a todo el mundo recuperar el tiempo.

Los costos ocultos del seguimiento manual de las licencias

La carga administrativa que supone la gestión manual de las licencias tiene costes reales:

• Errores en la nómina: un registro incorrecto de las licencias puede provocar un pago excesivo o insuficiente, lo que genera importantes problemas financieros y legales.
• Brechas de recursos: sin un calendario claro y compartido, los gerentes no pueden planificar las ausencias, lo que se traduce en equipos con poco personal y retrasos en los proyectos.
• Problemas de coordinación del equipo: los empleados no pueden ver quién está fuera de la oficina, lo que dificulta la colaboración.
• Carga administrativa: Recursos Humanos y los gerentes pierden horas cada mes procesando solicitudes, respondiendo consultas y corrigiendo errores.

La ventaja de Jon AI: deje que la administración se quede con la inteligencia de procesos

Jon AI proporciona un sistema automatizado de solicitud de licencias especialmente diseñado que aporta claridad y eficiencia a sus operaciones de recursos humanos.

• Solicitud y aprobación automatizadas: los empleados envían las solicitudes a través de un formulario simple y se notifica automáticamente a los gerentes para que las aprueben o rechacen.
• Calendario de licencias centralizado: un calendario compartido y siempre actualizado ofrece a todos los miembros de la empresa visibilidad de las próximas ausencias.
• Integración precisa de la nómina: una vez aprobada, la información sobre las licencias se pone automáticamente en cola para la actualización de la nómina, lo que elimina los errores de entrada manual de datos.
• Registro de auditoría claro: mantenga un historial completo y documentado de cada solicitud de licencia y aprobación para su cumplimiento y presentación de informes.
• Privacidad absoluta de los datos: los registros de licencias de los empleados son confidenciales y siempre se mantienen seguros.

Procesos más allá de la gestión de licencias

La gestión de las licencias es una parte fundamental de un ecosistema de recursos humanos más amplio. Jon AI conecta todos los procesos de personal:

• Proceso de contratación: desde la solicitud de empleo hasta el contrato del empleado, lo que garantiza un comienzo sin problemas.
• Incorporación de empleados: dé la bienvenida a los nuevos empleados con una formación estructurada y una configuración de TI.
• Gestión del rendimiento: gestione el establecimiento de objetivos, las revisiones y las promociones.
• Proceso de nómina: conecte los informes de asistencia y licencia directamente con los recibos de salario y los archivos de pagos bancarios.

Con más de 200 tipos de documentos, Jon AI le ayuda a crear un sistema de recursos humanos integral y basado en procesos que se adapta a su empresa.

Flujos de trabajo de licencia personalizados

Las políticas de licencias de su empresa son únicas. Jon AI le permite crear procesos de gestión de licencias personalizados.

• Cree diferentes procesos para diferentes tipos de licencia, como vacaciones, licencia por enfermedad y licencia parental.
• Añada un requisito a la lista de verificación del traspaso del proyecto para cualquier licencia de más de una semana.
• Implemente un flujo de trabajo de aprobación de varios niveles para puestos de responsabilidad o solicitudes de licencias prolongadas.

Codifique las políticas de su empresa en un flujo de trabajo automatizado que se aplique de manera uniforme y justa para todos los empleados.

Por qué los chatbots genéricos no pueden gestionar las licencias

Un chatbot genérico no puede gestionar un proceso de licencia. No puede hacer cumplir las políticas de la empresa, comprobar los saldos de vacaciones, actualizar el calendario central del equipo ni garantizar que la nómina se notifique correctamente. Jon AI está diseñado para los procesos de recursos humanos que requieren la aplicación de políticas, la integración con otros sistemas y un registro de auditoría claro.

Beneficios comprobados para su organización

• Reduzca el tiempo administrativo: ahorre a RRHH y a los gerentes horas de trabajo todos los meses al automatizar todo el proceso.
• Elimine los errores de nómina: garantice que los cheques de pago sean precisos al vincular directamente las licencias aprobadas con su proceso de nómina.
• Mejore la planificación del equipo: brinde a los gerentes la visibilidad que necesitan para planificar y gestionar eficazmente las ausencias de los empleados.
• Mejore la experiencia de los empleados: proporcione un proceso simple, transparente y rápido para solicitar y hacer un seguimiento de las licencias.

Deje de ahogarse en correos electrónicos y hojas de cálculo de solicitudes de licencia. Implemente un sistema de gestión de licencias inteligente, simple y automatizado con Jon AI.

Ejemplo de documentos de licencia generados

Todos los documentos generados se abren en nuestro editor en línea (similar a Microsoft Word o Google Docs). Puede revisarlos, editarlos y finalizarlos con la marca de su empresa.

Pruebe el software de gestión de licencias Jon AI