Software de procesos de gestión de eventos de IA: flujo de trabajo de documentos

Ejecute eventos inolvidables con un flujo de trabajo de administración impulsado por la IA

Planificar y ejecutar un evento exitoso es una operación increíblemente compleja con miles de piezas móviles. Gestionar a los proveedores, los ponentes, los patrocinadores y los asistentes mediante una combinación caótica de hojas de cálculo, correos electrónicos y listas de verificación es una receta para el estrés y el fracaso. Jon AI Document Processes aporta calma y control a esta complejidad con un software de gestión de eventos potente, centralizado e inteligente.

Con Jon AI, todo su plan de eventos cobra vida en un flujo de trabajo único y colaborativo: propuesta de evento → Acuerdo de asociación → Programa/agenda del evento → Lista de invitados → Evaluación posterior al evento.

Desde el concepto inicial hasta la nota final de agradecimiento, se realiza un seguimiento de cada tarea, se alinea a todas las partes interesadas y se gestionan todos los detalles. Se trata de una plataforma de IA completa para la planificación y ejecución de eventos.

Los costos ocultos de la planificación desorganizada de eventos

Un enfoque manual de la gestión de eventos genera problemas predecibles y costosos:

• Cumplimiento de plazos y detalles: las tareas críticas, como contratar vendedores o confirmar a los ponentes, pasan desapercibidas, lo que se traduce en problemas de última hora.
• Mala experiencia de los asistentes: un evento desorganizado parece poco profesional y deja a los asistentes con una impresión negativa de tu marca.
• Falta de ROI por parte de los patrocinadores: si no se cumplen las promesas hechas a los patrocinadores, es imposible conseguir su apoyo para futuros eventos.
• Agotamiento del equipo: el inmenso estrés y las largas horas de planificación manual de eventos hacen que los equipos de eventos se sientan agotados y desmoralizados.

La ventaja de Jon AI: eventos con inteligencia de procesos

Jon AI proporciona un flujo de trabajo de automatización de la planificación de eventos diseñado específicamente para garantizar que nada quede al azar.

• Gestión integral del ciclo de vida del evento: gestione todo, desde la selección del lugar y el presupuesto hasta el registro y los comentarios posteriores al evento en un solo lugar.
• Colaboración centralizada: permita que su equipo, proveedores y socios colaboren sin problemas en un solo proceso compartido.
• Gestión automatizada de documentos y tareas: genere automáticamente propuestas, contratos, agendas y listas de verificación para mantener a todos al día.
• Medición clara del rendimiento: utilice evaluaciones y análisis posteriores al evento para medir el éxito en comparación con los objetivos y demostrar el ROI del evento.
• Privacidad absoluta de los datos: sus listas de invitados, sus presupuestos y sus planes estratégicos para eventos son altamente confidenciales y siempre se mantienen seguros.

Procesos más allá de la gestión de eventos

Los eventos son una parte fundamental de una estrategia empresarial más amplia. Jon AI conecta la planificación de sus eventos con otras funciones clave de marketing y ventas:

• Proceso de venta de eventos: gestione las ventas de patrocinios desde la propuesta hasta el pago en un flujo de trabajo dedicado e integrado.
• Proceso de campaña de marketing: promocione su evento con una campaña de marketing multicanal, todo gestionado por Jon AI.
• Proceso de relaciones públicas: coordine las alertas de prensa, los pases de prensa y los comunicados de prensa posteriores al evento.
• Proceso de ventas: capte clientes potenciales del evento y páselos automáticamente a su equipo de ventas para su seguimiento.

Con más de 200 tipos de documentos, Jon AI ofrece una solución completa para gestionar su evento y maximizar su impacto empresarial.

Flujos de trabajo de eventos personalizados

No hay dos eventos iguales. Jon AI te permite crear procesos de gestión de eventos personalizados para cualquier ocasión.

• Diseñe un flujo de trabajo para una conferencia grande que incluya una convocatoria de ponencias, la incorporación de ponentes y la programación de sesiones.
• Cree un proceso más sencillo para un evento interno de la empresa o una cena VIP.
• Agrega un paso de revisión y aprobación del contrato de sede a tu plantilla de evento estándar.

Cree un manual repetible para cada tipo de evento que organice su empresa, garantizando la calidad y la coherencia y, al mismo tiempo, reduciendo el tiempo de planificación.

Por qué los chatbots genéricos no pueden planificar eventos

Un chatbot genérico no puede gestionar la compleja logística real de un evento. No puede negociar con los proveedores, gestionar un presupuesto de miles de líneas, coordinar una agenda detallada con docenas de ponentes ni elaborar un informe de evaluación posterior al evento a partir de los comentarios de los asistentes. Jon AI está diseñado para procesos operativos complejos que requieren la colaboración de partes interesadas internas y externas y tienen un margen de error cero.

Beneficios comprobados para su organización

• Organice eventos profesionales e impecables: gestione cada detalle con precisión para crear una experiencia inolvidable.
• Mejore la productividad del equipo: automatice las tareas administrativas y libere a su equipo de eventos para que se centre en crear una gran experiencia.
• Mejore la satisfacción de los asistentes y los patrocinadores: un evento bien organizado es una mejor experiencia para todos los participantes.
• Demuestre el ROI del evento: utilice informes basados en datos para demostrar el valor empresarial de sus eventos a los líderes y a los patrocinadores.

Deja de organizar tus eventos con una oración y una hoja de cálculo. Ejecute eventos impecables, memorables e impactantes en todo momento con Jon AI.

Ejemplo de documentos de eventos generados

Todos los documentos generados se abren en nuestro editor en línea (similar a Microsoft Word o Google Docs). Puede revisarlos, editarlos y finalizarlos con la marca de su empresa.

Pruebe el software de gestión de eventos Jon AI