Software de procesos de gestión de flotas con IA: flujo de trabajo documental

Optimice su flota con un flujo de trabajo de administración impulsado por la IA

Administrar una flota de vehículos con cuadernos de bitácora en papel, recibos sueltos y hojas de cálculo manuales es una receta que genera altos costes, riesgos de conformidad y caos operativo. Sin un sistema centralizado, no tiene una visibilidad real del rendimiento de su flota ni forma de controlar sus dos gastos más importantes: el combustible y el mantenimiento. Jon AI Document Processes sustituye este caos por un potente software de gestión de flotas basado en IA.

Con Jon AI, puede gestionar todo el ciclo de vida de las operaciones de su flota en un único proceso automatizado: formulario de asignación de vehículos → Libro de registro del vehículo → Solicitud de mantenimiento → Informe de reparación/servicio → Informe de gastos de combustible → Resumen de la flota.

Esto crea una imagen completa y en tiempo real del estado y los costos de su flota, desde las asignaciones de vehículos individuales hasta un resumen de alto nivel para la administración. Se trata de un sistema de IA completo para la logística y la gestión de vehículos.

Los costos ocultos del seguimiento manual de la flota

Un enfoque desconectado y basado en papel para la gestión de flotas es increíblemente caro:

• Altos costes de combustible y mantenimiento: sin un seguimiento adecuado, no es posible identificar los hábitos de conducción ineficientes, optimizar las rutas ni realizar un mantenimiento preventivo para evitar costosas averías.
• Tiempo de inactividad excesivo de los vehículos: las reparaciones inesperadas hacen que los vehículos salgan de la carretera, lo que interrumpe sus operaciones y decepciona a sus clientes.
• Riesgos de cumplimiento: los cuadernos de registro en papel incompletos o inexactos pueden conllevar importantes multas y sanciones por el incumplimiento de normas como la IFTA.
• Falta de responsabilidad: es difícil determinar qué conductor es responsable de qué vehículo o hacer que rinda cuentas por el uso de combustible y el estado del vehículo.

La ventaja de Jon AI: gestión de flotas con inteligencia de procesos

Jon AI proporciona un centro de comando de flota centralizado que le brinda una visibilidad y un control totales sobre sus activos móviles.

• Comando de flota centralizado: administre todos sus vehículos, conductores y documentos relacionados en una plataforma segura y accesible.
• Libros de registro e informes automatizados: sustituya los cuadernos de registro en papel imprecisos por un proceso sencillo y apto para dispositivos móviles que los conductores puedan completar en cuestión de minutos.
• Mantenimiento proactivo: utilice las solicitudes de mantenimiento y los informes de servicio para pasar de un programa de mantenimiento reactivo a uno proactivo, reduciendo así el tiempo de inactividad.
• Visibilidad total de los costes: lleve un registro de cada dólar gastado en combustible, mantenimiento y reparaciones de cada vehículo para conocer su coste total de propiedad real.
• Privacidad absoluta de los datos: los datos operativos y financieros de su flota son confidenciales y siempre se mantienen seguros.

Procesos más allá de la gestión de flotas

Su flota es una parte fundamental de su operación logística general. Jon AI conecta la gestión de flotas con sus otros flujos de trabajo clave:

• Transporte y despacho: asigne conductores y vehículos a solicitudes y rutas de transporte específicas.
• Reembolso de gastos: permita a los conductores presentar los gastos de combustible y otros costos relacionados con el viaje mediante un proceso único e integrado.
• Gestión de incidentes: permita a los conductores denunciar inmediatamente los accidentes u otros incidentes de tráfico directamente desde su dispositivo móvil.
• Proceso de nómina: utilice los datos del libro de registro y de asistencia para calcular con precisión el pago de sus conductores.

Con más de 200 tipos de documentos, Jon AI le ayuda a crear un sistema de gestión de operaciones y logística totalmente integrado.

Flujos de trabajo de flota personalizados

Cada flota es única. Con Jon AI, puede crear procesos de gestión de flotas personalizados que se adapten a sus necesidades operativas específicas.

• Agregue una lista de verificación obligatoria para la inspección previa al viaje que los conductores deben completar al comienzo de cada día.
• Incorpore un formulario de informe de accidente con capacidad de captura de fotografías.
• Cree un flujo de trabajo independiente para gestionar la adquisición y eliminación de los vehículos.

Cree un sistema de gestión de flotas que se adapte perfectamente a sus vehículos, sus conductores y su empresa.

Por qué los chatbots genéricos no pueden gestionar una flota

Un chatbot genérico no puede gestionar una flota de vehículos. No puede procesar los recibos de combustible, gestionar un programa de mantenimiento preventivo en función del kilometraje del vehículo ni generar un informe resumido consolidado de la flota para cumplir con la IFTA. Jon AI está diseñado para procesos operativos complejos que implican activos móviles, el cumplimiento de la normativa y un enfoque en el control de costes.

Beneficios comprobados para su organización

• Reduzca los costos de combustible y mantenimiento: obtenga la visibilidad que necesita para optimizar las rutas, mejorar el comportamiento de los conductores y evitar costosas reparaciones.
• Maximice el tiempo de actividad de los vehículos: un enfoque de mantenimiento proactivo e impulsado por procesos mantiene sus vehículos en la carretera y genera ingresos.
• Garantice la conformidad de los conductores y los vehículos: mantenga registros perfectos y auditables de los libros de registro y otros requisitos reglamentarios.
• Mejore la visibilidad operativa: obtenga una visión en tiempo real y basada en datos de todas las operaciones de su flota.

Deje de gestionar sus valiosos activos móviles con procesos en papel anticuados. Tome el control de su flota y sus costes con Jon AI.

Ejemplo de documentos de flota generados

Todos los documentos generados se abren en nuestro editor en línea (similar a Microsoft Word o Google Docs). Puede revisarlos, editarlos y finalizarlos con la marca de su empresa.

Pruebe el software de gestión de flotas Jon AI