Software de proceso de adquisición de IA: flujo de trabajo de documentos

Reinvente las adquisiciones con procesos de documentos impulsados por la IA

Las adquisiciones son el elemento vital de cualquier organización, pero sin estructura, se convierten en una de las principales fuentes de retrasos, errores y pérdida de dinero. Las hojas de cálculo se quedan ocultas en carpetas, las cotizaciones de los proveedores desaparecen en las cadenas de correo electrónico y las aprobaciones se estancan cuando los gerentes no tienen visibilidad. Ahí es donde entra en escena Jon AI Document Processes, que transforma su proceso de adquisición en un flujo de trabajo documental automatizado y simplificado para la adquisición con aprobaciones.

Con Jon AI, toda la cadena está digitalizada: Solicitud de compra → Cotización del proveedor → Comparación de proveedores → Orden de compra → Recepción de mercancías → Factura del proveedor → Autorización de pago.

Cada paso está registrado, numerado y conectado. En lugar de archivos dispersos, dispones de un software de inteligencia artificial claro para el proceso de adquisición que mantiene a tu equipo alineado desde la solicitud hasta el pago.

El costo oculto de la adquisición manual

Las empresas subestiman el coste de un flujo de trabajo de compras no gestionado:

• Retrasos en la aprobación: los gerentes pierden horas buscando documentos en cadenas de correo electrónico.
• Gastos duplicados: al carecer de visibilidad, los equipos reordenan los artículos que ya habían comprado.
• Riesgos de cumplimiento: la falta de comparaciones o la omisión de aprobaciones expone a la empresa a problemas de auditoría.
• Pérdida de conocimientos sobre los proveedores: el historial clave de precios y negociaciones desaparece cuando se almacena en archivos desconectados.

La ventaja de Jon AI: Adquisiciones con inteligencia de procesos

A diferencia de las herramientas documentales genéricas, Jon AI no solo genera archivos, sino que crea flujos de trabajo de adquisición dinámicos. Cada documento nace dentro de un proceso, se vincula y rastrea automáticamente.

• Visibilidad de principio a fin: cada solicitud, pedido y factura se encuentra en un hilo de proceso.
• Aprobaciones automáticas: los documentos se envían al administrador adecuado para que los firme.
• Memoria compartida: al generar una comparación de proveedores, Jon AI recuerda automáticamente el contexto de la solicitud de compra y del presupuesto.
• Decisiones más rápidas: los flujos de trabajo estandarizados hacen que las compras sean 2 veces más rápidas y con menos fricción.
• Privacidad absoluta de los datos: ninguno de los datos de sus proveedores se utiliza nunca para entrenar modelos de IA.

Procesos más allá de la contratación

Las adquisiciones son solo el comienzo. Jon AI habilita los procesos para todos los miembros de su equipo:

• RRHH: Anuncio de trabajo → Notas de la entrevista → Carta de oferta → Contrato de trabajo.
• Marketing: Resumen de la campaña → Borrador creativo → Aprobación → Informe de lanzamiento.
• Logística: entrada en el cuaderno de registro del vehículo → Informe de combustible → Resumen mensual de la flota.
• Desarrollo del producto: Captura de ideas → Prototipo → Prueba de mercado → Plan de comercialización.
• Ventas: Propuesta → Contrato → Factura → Lista de verificación para la incorporación de clientes.

Con más de 200 tipos de documentos listos para usar, desde propuestas técnicas hasta contratos de empleados y agendas de eventos, todos los departamentos pueden ejecutar flujos de trabajo documentados e inteligentes.

Flujos de trabajo de adquisición personalizados

Su negocio es único. Con Jon AI, puede crear procesos de adquisición personalizados que se adapten exactamente a sus necesidades. Por ejemplo:

• Una empresa de construcción agrega un informe de inspección del sitio antes de la recepción de la mercancía.
• Una cadena minorista incluye la aprobación del reabastecimiento de existencias antes de la orden de compra.
• Una empresa de consultoría vincula el acuerdo de servicio directamente con la incorporación de proveedores.

Constrúyalo una vez y reutilícelo para siempre: cada vez que inicie un nuevo ciclo de compras, el proceso se desarrolla paso a paso, con la IA generando documentos y garantizando el cumplimiento.

Por qué los chatbots genéricos no funcionan para el aprovisionamiento

Los flujos de trabajo de adquisición exigen una estructura, no un chat de formato libre. Un chatbot de IA genérico puede crear una orden de compra, pero no la comparará con la solicitud, ni la vinculará a la oferta del proveedor ni la enviará para su aprobación. Jon AI está diseñado específicamente para documentar los procesos de forma responsable.

Beneficios comprobados para su organización

• Reducción del tiempo del ciclo de adquisición: reduzca los retrasos en la aprobación y los pedidos en un 50%.
• Mejora del cumplimiento: cada paso está documentado y es auditable.
• Costos más bajos: las comparaciones transparentes evitan los gastos excesivos y las brechas de negociación.
• Colaboración entre equipos: las finanzas, las operaciones y las adquisiciones se mantienen alineadas en un sistema compartido.

Deje de permitir que el caos de las adquisiciones agote su eficiencia. Convierta las compras en un proceso documentado, auditable y basado en inteligencia artificial con Jon AI.

Ejemplo de documentos de adquisición generados

Todos los documentos generados se abren en nuestro editor en línea (similar a Microsoft Word o Google Docs). Puede revisarlos, editarlos y finalizarlos con la marca de su empresa.

Pruebe el software de adquisición Jon AI