Software de procesos de reuniones con IA: flujo de trabajo de documentos

Transforme sus reuniones para que pasen de ser una pérdida de tiempo a convertirse en generadores de valor

Las reuniones improductivas son uno de los mayores costes ocultos de cualquier organización. La mayoría de las reuniones son una pérdida de tiempo porque carecen de una estructura clara: no hay una agenda, los participantes no están preparados, el debate es lento y nadie hace un seguimiento de los puntos de acción. Jon AI Document Processes transforma su cultura de reuniones con un software de gestión de reuniones estructurado, disciplinado e inteligente.

Con Jon AI, cada reunión se convierte en un proceso productivo de cuatro pasos: agenda de la reunión → paquete de reuniones → Actas de la reunión → Elementos de acción.

Este flujo de trabajo simple pero potente garantiza que cada reunión esté bien planificada, bien documentada y dé como resultado resultados claros y responsables. Se trata de un sistema completo basado en la IA para celebrar reuniones eficaces.

Los costos ocultos de las malas reuniones

La mala gestión de las reuniones supone una pérdida para el recurso más valioso de la empresa: el tiempo de los empleados.

• Pérdida de tiempo de los empleados: una reunión improductiva de una hora con diez personas no desperdicia una hora, sino que desperdicia diez horas de tiempo de la empresa.
• Debates improductivos: sin una agenda clara, las conversaciones se desvían y los temas más importantes nunca se abordan.
• Falta de decisiones y progreso: las reuniones que terminan sin decisiones claras o sin los próximos pasos son un fracaso total.
• Acciones olvidadas: las grandes ideas y las tareas importantes acordadas en una reunión se pierden para siempre si no se documentan y controlan formalmente.

La ventaja de Jon AI: reuniones con inteligencia de procesos

Jon AI proporciona un flujo de trabajo automatizado para reuniones diseñado específicamente que inculca una cultura de preparación y responsabilidad.

• Reuniones estructuradas y con un propósito: el proceso de priorizar la agenda obliga a cada reunión a tener un propósito claro y un conjunto de temas incluso antes de programarla.
• Participantes preparados: Recopile y distribuya automáticamente un paquete de reuniones con toda la lectura previa necesaria para que los participantes puedan venir preparados para contribuir.
• Documentación automatizada: capture fácilmente las actas y las decisiones en un formato estructurado, creando un archivo con capacidad de búsqueda de todos los debates clave.
• Seguimiento responsable: genere una lista formal de las acciones a partir de las actas, asígnelas a los propietarios y haga un seguimiento de las mismas hasta su finalización.
• Privacidad absoluta de los datos: las actas de sus reuniones y discusiones estratégicas son altamente confidenciales y siempre se mantienen seguras.

Procesos posteriores a la reunión

Las reuniones son el lugar donde se toman las decisiones. Jon AI conecta esas decisiones con los procesos que las ejecutan:

• Gestión de proyectos: los elementos de acción de una reunión de estado del proyecto se pueden vincular directamente a la lista de tareas del proyecto.
• Planificación empresarial: los resultados de una planificación estratégica externa se reflejan en un plan empresarial formal.
• Proceso de ventas: las medidas que se deben adoptar al revisar una cartera de ventas pueden dar lugar a tareas de seguimiento para los ejecutivos de cuentas.
• Proceso de contratación: la decisión de abrir un nuevo puesto en una reunión de dirección puede dar inicio al proceso de contratación formal.

Con más de 200 tipos de documentos, Jon AI convierte las decisiones que se toman en sus reuniones en un trabajo real y rastreable.

Flujos de trabajo de reuniones personalizados

Los diferentes tipos de reuniones requieren diferentes niveles de formalidad. Con Jon AI, puede crear procesos de reuniones personalizados.

• Crea un flujo de trabajo ligero para las reuniones diarias de tu equipo.
• Diseñe un proceso formal para las reuniones trimestrales de la junta directiva que incluya un paquete para la junta directiva y la aprobación formal de las actas.
• Añada un documento de registro de decisiones a las reuniones del comité directivo del proyecto para hacer un seguimiento de todas las decisiones clave que se tomen.

Cree una cultura de reuniones que respete el tiempo de las personas e impulse su negocio.

Por qué los chatbots genéricos no pueden organizar una reunión

Un chatbot genérico no puede gestionar el ciclo de vida de una reunión. No puede obligar al organizador a crear una agenda clara. No puede compilar un paquete de reunión a partir de varios documentos diferentes. Y lo que es más importante, no puede asignar elementos de acción a los asistentes ni hacer un seguimiento de su finalización. Jon AI está diseñado para los procesos empresariales que requieren estructura, documentación y responsabilidad.

Beneficios comprobados para su organización

• Aumente la productividad de las reuniones: deje de perder tiempo en reuniones inútiles y comience a mantener debates centrados y orientados a la toma de decisiones.
• Impulse decisiones más claras: un proceso estructurado refuerza la claridad de pensamiento y garantiza que las reuniones terminen con un resultado concreto.
• Garantice la rendición de cuentas: no vuelva a olvidar nunca más una gran idea o una tarea importante con el seguimiento automatizado de los elementos de acción.
• Cree un sistema de registro: cree un archivo auditable y consultable de todas las decisiones y debates clave de la empresa.

Recupere las miles de horas que su organización desperdicia en reuniones improductivas. Implemente una cultura de reuniones eficaces y basadas en procesos con Jon AI.

Ejemplo de documentos de reunión generados

Todos los documentos generados se abren en nuestro editor en línea (similar a Microsoft Word o Google Docs). Puede revisarlos, editarlos y finalizarlos con la marca de su empresa.

Pruebe el software de proceso de reuniones Jon AI