Software de proceso de reembolso de gastos mediante IA: flujo de trabajo documental

Optimice los reembolsos de gastos con un flujo de trabajo impulsado por la IA

Los informes de gastos manuales son una fuente de frustración universal. Los empleados se esfuerzan por hacer un seguimiento de los recibos y rellenar formularios confusos, mientras que los equipos financieros pierden innumerables horas verificando manualmente las reclamaciones y tramitando las aprobaciones. Este proceso interrumpido es lento, propenso a errores y agota la moral de la empresa. Jon AI Document Processes elimina esta fricción con un software de reembolso de gastos inteligente y automatizado.

Con Jon AI, todo el ciclo de reembolso se simplifica y acelera: formulario de reclamación de gastos → Anexos de recibos → Aprobación del gerente → Comprobante de pago financiero.

Cada reclamación se envía, aprueba y procesa en un único flujo de trabajo auditable. Es más que un simple formulario digital; es un sistema de inteligencia artificial para la gestión de gastos que garantiza la precisión, el cumplimiento y la velocidad.

Los costos ocultos de los informes manuales de gastos

El problema de los informes de gastos va mucho más allá de las molestias:

• Reembolsos retrasados: los tiempos de procesamiento lentos hacen que los empleados tengan que pagar de su bolsillo durante semanas, lo que genera insatisfacción.
• Incumplimiento de la política: sin los controles automatizados, los empleados podrían presentar de forma accidental o intencionada gastos no incluidos en la póliza, lo que se traduciría en una pérdida de presupuesto.
• Errores de introducción manual de datos: los equipos financieros pierden horas volviendo a escribir la información de los recibos y los formularios en un software de contabilidad, un proceso que puede provocar errores.
• Pérdida de productividad: los empleados y gerentes de toda la empresa pierden un tiempo valioso en tareas administrativas de poco valor.

La ventaja de Jon AI: gastos con inteligencia de procesos

Jon AI proporciona un flujo de trabajo automatizado de informes de gastos diseñado específicamente para que el proceso sea sencillo para los empleados y eficaz para las finanzas.

• Reclamaciones sencillas y rápidas: los empleados pueden rellenar rápidamente un formulario de gastos y adjuntar los recibos desde cualquier dispositivo.
• Aplicación automatizada de las políticas: incorpore las políticas de gastos de su empresa al flujo de trabajo para detectar automáticamente las reclamaciones no incluidas en la póliza.
• Flujos de aprobación fluidos: envíe automáticamente los informes de gastos al administrador correspondiente para su aprobación, con recordatorios de las partidas vencidas.
• Visibilidad de los gastos en tiempo real: los paneles y los informes ofrecen a los equipos financieros una visión clara de los gastos de la empresa a medida que se producen, no semanas después.
• Privacidad absoluta de los datos: todos los datos financieros y personales se gestionan con el más alto nivel de seguridad y confidencialidad.

Procesos más allá de los informes de gastos

La gestión de gastos es una parte fundamental de sus operaciones financieras generales. Jon AI lo conecta con otros procesos clave de finanzas y recursos humanos:

• Proceso de nómina: integre los reembolsos con la nómina para simplificar los pagos.
• Proceso de auditoría y cumplimiento: mantenga un registro de auditoría perfecto y en el que se puedan realizar búsquedas de todos los gastos y aprobaciones.
• Proceso de adquisición: gestione todo, desde grandes pedidos de compra hasta pequeños gastos de los empleados en un solo sistema.
• Gestión de proyectos: asigne los gastos a proyectos específicos para realizar un seguimiento preciso de los costos y la rentabilidad.

Con más de 200 tipos de documentos, Jon AI le ayuda a crear una columna vertebral de procesos financieros y operativos totalmente integrada para su empresa.

Flujos de trabajo de gastos personalizados

Sus políticas de gastos son únicas. Jon AI le permite crear procesos de reembolso personalizados que se ajusten a sus necesidades.

• Implemente un paso de aprobación previa de viaje para cualquier viaje que cueste más de una cantidad determinada.
• Cree un flujo de trabajo simplificado para los gastos recurrentes, como las facturas telefónicas mensuales.
• Configure cadenas de aprobación de varios niveles para informes de gastos de alto valor.

Automatice sus políticas específicas para garantizar que se sigan de forma coherente, reduciendo el riesgo y la supervisión manual.

Por qué los chatbots genéricos no pueden gestionar los gastos

Un chatbot genérico no puede gestionar un proceso de gastos de principio a fin. No puede validar los recibos comparándolos con los detalles de las reclamaciones, aplicar políticas de gastos complejas ni crear un comprobante de pago formal para tu sistema de contabilidad. Jon AI está diseñado para los procesos financieros que exigen precisión, cumplimiento y un registro de auditoría completo.

Beneficios comprobados para su organización

• Reduzca el tiempo de reembolso: devuelva el dinero a sus empleados más rápido, lo que mejorará la moral y la satisfacción.
• Aumente el cumplimiento de las políticas: evite los gastos no contemplados en la política y controle mejor su presupuesto.
• Elimine la introducción manual de datos: ahorre a su equipo financiero horas de tedioso trabajo y reduzca los costosos errores.
• Mejore la visibilidad financiera: obtenga una visión en tiempo real de los gastos de toda la empresa para tomar decisiones financieras más inteligentes.

Deje de perder tiempo y dinero en un proceso de presentación de informes de gastos interrumpido. Implemente un sistema rápido, compatible y automatizado con Jon AI.

Ejemplo de documentos de gastos generados

Todos los documentos generados se abren en nuestro editor en línea (similar a Microsoft Word o Google Docs). Puede revisarlos, editarlos y finalizarlos con la marca de su empresa.

Pruebe el software de reembolso de gastos Jon AI