Logiciel de processus d'élaboration de politiques en matière d'IA - Document Workflow

Développez et gérez des politiques à l'aide d'un flux de travail collaboratif basé sur l'IA

Des politiques dépassées et un processus de développement manuel créent de la confusion, des risques et un cauchemar en termes de conformité. Lorsque les politiques sont enfouies dans des disques partagés, les employés ne sont pas au courant des mises à jour critiques et le suivi des accusés de réception est quasiment impossible. Jon AI Document Processes apporte ordre, clarté et responsabilité à l'ensemble du cycle de vie de vos politiques grâce à notre logiciel intelligent de gestion des politiques.

Avec Jon AI, l'élaboration des politiques devient un processus transparent, collaboratif et auditable : modèle de politique d' entreprise → contribution du département → révision juridique → publication finale de la politique → reconnaissance des politiques RH.

De la première ébauche à l'accusé de réception final, chaque étape est gérée dans un flux de travail unique. Il s'agit d'un système d'IA complet pour la gestion du cycle de vie des politiques qui protège votre organisation et informe vos employés.

Les coûts cachés de la gestion manuelle des politiques

Une approche désorganisée des politiques de l'entreprise est une source silencieuse de risques :

• Pratiques incohérentes : Lorsque les politiques sont difficiles à trouver ou obsolètes, les employés s'en remettent à des conjectures, ce qui entraîne des actions incohérentes et souvent incorrectes.
• Risques liés à la conformité : Le fait de ne pas mettre à jour les politiques pour tenir compte des nouvelles lois et réglementations peut entraîner des amendes importantes et des risques juridiques.
• Confusion et conflits entre employés : les politiques ambiguës ou inaccessibles sont la principale source de conflits entre employés et de plaintes relatives aux ressources humaines.
• Manque de responsabilité : si vous ne pouvez pas prouver qu'un employé était au courant d'une politique, il est difficile de le tenir responsable des violations.

L'avantage de Jon AI : politiques associées à l'intelligence des processus

Jon AI fournit un flux de travail de conformité automatisé spécialement conçu pour gérer le cycle de vie complet des politiques de votre organisation.

• Rédaction et révision collaboratives : Impliquez les parties prenantes des différents départements dans le processus de rédaction et acheminez les politiques pour un examen et une approbation juridiques formels.
• Bibliothèque de politiques centralisée : créez une source unique de vérité où les employés peuvent toujours trouver les versions les plus récentes de toutes les politiques de l'entreprise.
• Suivi automatique des accusés de réception : après avoir publié une politique nouvelle ou mise à jour, envoyez-la automatiquement aux employés concernés et suivez leurs accusés de réception.
• Contrôle clair des versions : conservez un historique complet de toutes les versions, modifications et approbations des politiques pour une piste d'audit parfaite.
• Confidentialité absolue des données : Vos politiques internes et vos commentaires d'évaluation sont confidentiels et toujours sécurisés.

Processus allant au-delà de l'élaboration de politiques

Des politiques efficaces sont le fondement d'une organisation bien gérée. Jon AI connecte la gestion de vos politiques à d'autres processus métier critiques :

• Processus d'audit et de conformité : fournissez facilement la preuve que les politiques sont à jour et ont été communiquées aux employés.
• Intégration des employés : incluez la reconnaissance des principales politiques RH comme étape obligatoire dans le flux de travail d'intégration des nouveaux employés.
• Processus disciplinaire : Faites référence à des violations de politique spécifiques dans les documents disciplinaires, tels que les avis d'avertissement des employés.
• Processus de support informatique : assurez-vous que vos politiques informatiques en matière de sécurité et d'utilisation acceptable sont clairement communiquées et reconnues.

Avec plus de 200 types de documents, Jon AI vous aide à créer un cadre de gouvernance robuste intégré à vos opérations quotidiennes.

Flux de travail relatifs aux politiques personnalisés

Le processus d'approbation de votre police peut varier en fonction du sujet. Jon AI vous permet de créer des flux de travail personnalisés pour l'élaboration de politiques.

• Créez un flux de travail simple pour les mises à jour mineures des politiques qui ne nécessitent que l'approbation du responsable.
• Concevez un flux de travail complet pour les nouvelles politiques à haut risque qui nécessitent la participation de la direction juridique, financière, des ressources humaines et de la direction.
• Configurez des révisions annuelles ou biennales automatisées pour toutes les politiques afin de vous assurer qu'elles ne deviennent jamais obsolètes.

Élaborez un processus qui garantit le niveau de surveillance approprié pour chaque politique, à chaque fois.

Pourquoi les chatbots génériques ne peuvent pas gérer les politiques

Un chatbot générique ne peut pas gérer le cycle de vie d'une politique. Il ne peut pas faciliter un processus collaboratif de rédaction et de révision contrôlé par version, ni distribuer des politiques à des groupes d'employés spécifiques et suivre leurs attestations de conformité. Jon AI est conçu pour les processus de gouvernance qui nécessitent la collaboration, le contrôle des versions et une piste d'audit complète.

Des avantages prouvés pour votre organisation

• Garantir la cohérence des politiques : éliminez toute confusion grâce à une source unique et centralisée pour toutes les politiques officielles de l'entreprise.
• Simplifiez la conformité et les audits : démontrez facilement aux auditeurs que vos politiques sont à jour et ont été reconnues par les employés.
• Améliorez la sensibilisation des employés : soumettez de manière proactive les mises à jour des politiques à votre équipe et assurez-vous qu'elles sont lues et comprises.
• Réduisez les frais administratifs : automatisez l'ensemble du processus de rédaction, d'approbation, de publication et de suivi des politiques.

Arrêtez de gérer vos documents de référence les plus importants dans un désordre chaotique de fichiers et de courriels. Créez un système de gestion des politiques robuste, conforme et efficace avec Jon AI.

Exemple de documents de politique générés

Tous les documents générés s'ouvrent dans notre éditeur en ligne (similaire à Microsoft Word ou Google Docs). Vous pouvez revoir, modifier et finaliser l'image de marque de votre entreprise.

Essayez le logiciel de gestion des politiques Jon AI