Logiciel de gestion des événements basé sur l'IA - Document Workflow

Organisez des événements inoubliables grâce à un flux de travail de gestion basé sur l'IA

La planification et l'exécution d'un événement réussi sont des opérations incroyablement complexes impliquant des milliers de pièces mobiles. Gérer les fournisseurs, les conférenciers, les sponsors et les participants à l'aide d'un mélange chaotique de feuilles de calcul, de courriels et de listes de contrôle est source de stress et d'échec. Jon AI Document Processes apporte calme et contrôle à cette complexité grâce à un logiciel de gestion d'événements puissant, centralisé et intelligent.

Avec Jon AI, l'ensemble de votre plan d'événement prend vie dans un flux de travail unique et collaboratif : proposition d' événement → accord de partenariat → programme/agenda de l'événement → liste des invités → évaluation post-événement.

Du concept initial à la note de remerciement finale, chaque tâche est suivie, chaque partie prenante est alignée et chaque détail est géré. Il s'agit d'une plateforme d'IA complète pour la planification et l'exécution d'événements.

Les coûts cachés d'une planification d'événements désorganisée

Une approche manuelle de la gestion des événements entraîne des problèmes prévisibles et coûteux :

• Dates limites et détails non respectés : les tâches critiques telles que la réservation des fournisseurs ou la confirmation des conférenciers passent entre les mailles du filet, ce qui entraîne des embûches de dernière minute.
• Mauvaise expérience pour les participants : un événement désorganisé ne donne pas l'impression d'être professionnel et laisse aux participants une impression négative de votre marque.
• Absence de retour sur investissement des sponsors : le non-respect des promesses faites aux sponsors rend impossible l'obtention de leur soutien pour les événements futurs.
• Épuisement des équipes : Le stress immense et les longues heures de planification manuelle des événements épuisent et démoralisent les équipes.

L'avantage de Jon AI : événements associés à l'intelligence des processus

Jon AI fournit un flux de travail d'automatisation de la planification d'événements spécialement conçu pour garantir que rien n'est laissé au hasard.

• Gestion du cycle de vie des événements de bout en bout : Gérez tout, de la sélection des lieux à la budgétisation, en passant par les inscriptions et les commentaires après l'événement, en un seul endroit.
• Collaboration centralisée : permettez à votre équipe, à vos fournisseurs et à vos partenaires de collaborer de manière fluide dans le cadre d'un processus unique et partagé.
• Gestion automatisée des documents et des tâches : générez automatiquement des propositions, des contrats, des agendas et des listes de contrôle pour que tout le monde reste sur la bonne voie.
• Mesure claire des performances : utilisez des évaluations et des analyses post-événement pour mesurer le succès par rapport aux objectifs et prouver le retour sur investissement de l'événement.
• Confidentialité absolue des données : vos listes d'invités, vos budgets et vos plans d'événements stratégiques sont hautement confidentiels et toujours sécurisés.

Des processus allant au-delà de la gestion des événements

Les événements sont au cœur d'une stratégie commerciale globale. Jon AI connecte la planification de votre événement à d'autres fonctions clés du marketing et des ventes :

• Processus de vente d'événements : Gérez les ventes de sponsoring, de la proposition au paiement, dans un flux de travail intégré dédié.
• Processus de campagne marketing : faites la promotion de votre événement grâce à une campagne marketing multicanale, le tout géré par Jon AI.
• Processus de relations publiques : coordonnez les alertes aux médias, les laissez-passer de presse et les communiqués de presse publiés après l'événement.
• Processus de vente : capturez les prospects de l'événement et transmettez-les automatiquement à votre équipe commerciale pour un suivi.

Avec plus de 200 types de documents, Jon AI fournit une solution complète pour gérer votre événement et maximiser son impact commercial.

Flux de travail d'événements personnalisés

Il n'y a pas deux événements identiques. Jon AI vous permet de créer des processus de gestion d'événements personnalisés pour toutes les occasions.

• Concevez un flux de travail pour une grande conférence qui inclut un appel à communications, l'intégration des conférenciers et la planification des sessions.
• Simplifiez le processus d'un événement interne à l'entreprise ou d'un dîner VIP.
• Ajoutez une étape de révision et d'approbation du contrat de site à votre modèle d'événement standard.

Créez un manuel reproductible pour chaque type d'événement organisé par votre entreprise, en garantissant la qualité et la cohérence tout en réduisant le temps de planification.

Pourquoi les chatbots génériques ne peuvent pas planifier d'événements

Un chatbot générique ne peut pas gérer la logistique complexe et réelle d'un événement. Il ne peut pas négocier avec les fournisseurs, gérer un budget de plusieurs milliers de lignes, coordonner un programme détaillé avec des dizaines de conférenciers ou compiler un rapport d'évaluation post-événement basé sur les commentaires des participants. Jon AI est conçu pour les processus opérationnels complexes qui nécessitent une collaboration avec des parties prenantes internes et externes et qui n'ont aucune marge d'erreur.

Des avantages prouvés pour votre organisation

• Organisez des événements professionnels impeccables : gérez chaque détail avec précision pour créer une expérience inoubliable.
• Améliorez la productivité de votre équipe : automatisez les tâches administratives et libérez votre équipe chargée des événements pour qu'elle puisse se concentrer sur la création d'une expérience inoubliable.
• Améliorez la satisfaction des participants et des sponsors : un événement bien organisé est une meilleure expérience pour toutes les personnes impliquées.
• Démontrez le retour sur investissement des événements : utilisez des rapports basés sur les données pour démontrer la valeur commerciale de vos événements aux dirigeants et aux sponsors.

Arrêtez de gérer vos événements sur une prière et une feuille de calcul. Réalisez des événements impeccables, mémorables et percutants à chaque fois avec Jon AI.

Exemple de documents d'événements générés

Tous les documents générés s'ouvrent dans notre éditeur en ligne (similaire à Microsoft Word ou Google Docs). Vous pouvez revoir, modifier et finaliser l'image de marque de votre entreprise.

Essayez le logiciel de gestion d'événements Jon AI