Logiciel de processus d'intégration des fournisseurs basé sur l'IA - Document Workflow

Simplifiez l'intégration des fournisseurs grâce à des processus documentaires basés sur l'IA

Un processus d'intégration des fournisseurs lent et désorganisé crée des goulots d'étranglement et introduit des risques. La paperasse manuelle, les chaînes d'e-mails interminables pour les documents de conformité et les statuts d'approbation flous peuvent retarder les projets critiques et mettre à rude épreuve les relations avec les fournisseurs avant même qu'ils ne commencent. Jon AI Document Processes remplace cette friction par un flux de travail sécurisé, transparent et automatisé pour l'intégration des fournisseurs.

Avec Jon AI, chaque étape est suivie et unifiée en un seul processus : enregistrement des fournisseurs → vérification de la conformité (documents) → contrat fournisseur → approbation.

Au lieu de rechercher des documents, vous disposez d'un puissant logiciel de gestion des fournisseurs basé sur l'intelligence artificielle qui garantit l'intégration de chaque nouveau fournisseur de manière efficace, cohérente et en totale conformité.

Les coûts cachés d'un processus d'intégration manuel

L'intégration inefficace des fournisseurs a des conséquences importantes en aval :

• Conformité et risques juridiques : les documents de conformité manquants ou expirés (tels que les formulaires fiscaux ou les certificats d'assurance) créent d'importants problèmes d'audit et de responsabilité.
• Projets retardés : le service des achats ne peut pas délivrer de bon de commande à un fournisseur qui n'est pas complètement intégré, ce qui retarde des projets entiers.
• Mauvaises relations avec les fournisseurs : une expérience d'intégration lente et frustrante permet de démarrer la relation du mauvais pied.
• Surcharge administrative : votre équipe perd un temps précieux à suivre manuellement les formulaires, à envoyer des rappels et à répondre aux demandes de statut.

L'avantage de Jon AI : intégration grâce à l'intelligence des processus

Jon AI est spécialement conçu pour gérer les complexités liées à l'intégration des fournisseurs, en créant un flux de travail dynamique pour la gestion des fournisseurs.

• Collecte automatisée de documents : demandez et stockez tous les documents de conformité nécessaires dans un emplacement centralisé et sécurisé.
• Enregistrements de conformité centralisés : maintenez un historique vérifiable et facile d'accès de la documentation de chaque fournisseur.
• Cycles d'approbation plus rapides : acheminez automatiquement les profils des fournisseurs et les contrats vers les parties prenantes appropriées pour examen et approbation.
• Expérience d'intégration standardisée : assurez-vous que tous les fournisseurs suivent le même processus de conformité, à chaque fois.
• Confidentialité absolue des données : toutes les informations sensibles des fournisseurs restent confidentielles et ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles d'IA.

Processus allant au-delà de l'intégration des fournisseurs

Une base solide de fournisseurs soutient toutes les activités d'approvisionnement. Jon AI associe l'intégration à l'ensemble du cycle de vie des achats :

• Approvisionnement : Demande d'achat → Devis fournisseur → Bon de commande → Réception des marchandises.
• Gestion des stocks : alerte de faible stock → Demande de réapprovisionnement → Mise à jour du stock.
• Gestion des contrats : Ébauche du contrat → Révision juridique → Signature → Suivi du renouvellement.
• Finances : facture fournisseur → Autorisation de paiement → Paiement final.

Avec plus de 200 types de documents, vous pouvez gérer tous les aspects de vos opérations commerciales sur une seule plateforme intégrée.

Flux de travail personnalisés pour l'intégration des fournisseurs

Adaptez votre processus d'intégration à votre secteur d'activité et à votre profil de risque spécifiques. Avec Jon AI, vous pouvez créer des processus d'intégration des fournisseurs personnalisés.

• Une entreprise de fabrication peut ajouter un rapport d'audit d'usine comme étape requise.
• Une société de services financiers peut inclure une évaluation obligatoire de la sécurité et de la confidentialité des données.
• Un établissement de santé peut exiger un formulaire d'accusé de réception de conformité à la loi HIPAA.

Créez votre flux de travail idéal une seule fois, et Jon AI veille à ce qu'il soit suivi par chaque nouveau fournisseur, garantissant ainsi la cohérence et réduisant les risques.

Pourquoi les chatbots génériques échouent lors de l'intégration

Un chatbot générique ne peut pas gérer la nature structurée, en plusieurs étapes et exigeante en termes de conformité de l'intégration des fournisseurs. Il ne peut pas suivre l'état des soumissions de documents, gérer les chaînes d'approbation ou servir de système d'enregistrement pour les audits. Jon AI est conçu pour les processus documentaires qui nécessitent une structure et une responsabilisation.

Des avantages prouvés pour votre organisation

• Réduisez le temps d'intégration de 60 % : préparez les fournisseurs à travailler en quelques jours, et non en quelques semaines.
• Garantissez une conformité à 100 % : ne manquez plus jamais un document requis grâce au suivi et aux rappels automatisés.
• Améliorez la collaboration avec les fournisseurs : offrez une expérience d'intégration professionnelle, moderne et efficace.
• Améliorez la visibilité : connaissez le statut de n'importe quel fournisseur à tout moment, de l'enregistrement à l'approbation finale.

Arrêtez de laisser les processus d'intégration manuels vous ralentir et augmenter vos risques. Transformez la gestion de vos fournisseurs avec Jon AI.

Exemple de documents d'intégration générés

Tous les documents générés s'ouvrent dans notre éditeur en ligne (similaire à Microsoft Word ou Google Docs). Vous pouvez revoir, modifier et finaliser l'image de marque de votre entreprise.

Essayez le logiciel d'intégration des fournisseurs Jon AI