Logiciel de processus d'approvisionnement basé sur l'IA - Document Workflow

Réinventez les achats grâce à des processus documentaires basés sur l'IA

L'approvisionnement est la pierre angulaire de toute organisation, mais sans structure, il devient l'une des principales sources de retards, d'erreurs et de pertes d'argent. Les feuilles de calcul sont enfouies dans des dossiers, les devis des fournisseurs disparaissent dans les fils de discussion et les approbations sont bloquées lorsque les responsables n'ont aucune visibilité. C'est là que Jon AI Document Processes intervient, transformant votre processus d'approvisionnement en un flux de travail documentaire rationalisé et automatique pour les achats avec approbations.

Avec Jon AI, toute la chaîne est numérisée : Demande d'achat → Devis fournisseur → Comparaison des fournisseurs → Bon de commande → Réception des marchandises → Facture fournisseur → Autorisation de paiement.

Chaque étape est suivie, numérotée et connectée. Au lieu de fichiers éparpillés, vous disposez d'un logiciel d'IA clair pour le processus d'approvisionnement qui permet à votre équipe de rester alignée de la demande au paiement.

Le coût caché de l'approvisionnement manuel

Les entreprises sous-estiment le coût d'un flux de travail d'approvisionnement non géré :

• Délais d'approbation : les responsables perdent des heures à rechercher des documents dans les chaînes de courriels.
• Doublons les dépenses : sans visibilité, les équipes réorganisent les articles déjà achetés.
• Risques liés à la conformité : les comparaisons manquantes ou les approbations ignorées exposent l'entreprise à des problèmes d'audit.
• Perte de connaissances sur les fournisseurs : les principaux prix et l'historique des négociations disparaissent lorsqu'ils sont stockés dans des fichiers déconnectés.

L'avantage de Jon AI : approvisionnement grâce à l'intelligence des processus

Contrairement aux outils documentaires génériques, Jon AI ne se contente pas de générer des fichiers, il crée des flux de travail d'approvisionnement dynamiques. Chaque document est né dans le cadre d'un processus, automatiquement lié et suivi.

• Visibilité de bout en bout : chaque demande, commande et facture est regroupée dans un seul fil de processus.
• Approbations automatiques : les documents sont acheminés vers le gestionnaire approprié pour approbation.
• Mémoire partagée : Lorsque vous générez une comparaison de fournisseurs, Jon AI mémorise automatiquement le contexte de la demande d'achat et du devis.
• Des décisions plus rapides : les flux de travail standardisés accélèrent les achats 2 fois plus rapidement avec moins de friction.
• Confidentialité absolue des données : aucune donnée de vos fournisseurs n'est jamais utilisée pour entraîner des modèles d'IA.

Des processus allant au-delà de l'approvisionnement

Les achats ne sont que le début. Jon AI permet des processus pour chaque membre de votre équipe :

• RH : Offre d'emploi → Notes d'entretien → Lettre d'offre → Contrat de travail.
• Marketing : brief de campagne → brouillon créatif → approbation → rapport de lancement.
• Logistique : inscription dans le carnet de bord du véhicule → Rapport sur le carburant → Résumé mensuel du parc de véhicules.
• Développement du produit : capture d'idées → Prototype → Test de marché → Plan de commercialisation.
• Ventes : Proposition → Contrat → Facture → Liste de contrôle pour l'intégration des clients.

Avec plus de 200 types de documents prêts à l'emploi, qu'il s'agisse de propositions techniques, de contrats d'employés ou d'agendas d'événements, chaque département peut gérer des flux de travail plus intelligents et documentés.

Flux de travail d'approvisionnement personnalisés

Votre entreprise est unique. Avec Jon AI, vous pouvez créer des processus d'approvisionnement personnalisés qui répondent exactement à vos besoins. Par exemple :

• Une entreprise de construction ajoute un rapport d'inspection du site avant la réception des marchandises.
• Une chaîne de magasins inclut l'approbation du réapprovisionnement des stocks avant le bon de commande.
• Une société de conseil lie directement le contrat de service à l'intégration des fournisseurs.

Construisez-le une fois, réutilisez-le pour toujours : chaque fois que vous lancez un nouveau cycle d'approvisionnement, le processus se déroule étape par étape grâce à l'IA qui génère des documents et garantit la conformité.

Pourquoi les chatbots génériques ne fonctionnent pas pour les achats

Les flux de travail d'approvisionnement exigent une structure, et non un chat libre. Un chatbot IA générique peut créer un bon de commande, mais il ne le suivra pas par rapport à la demande, ne le reliera pas au devis du fournisseur ou ne l'acheminera pas pour approbation. Jon AI est spécialement conçu pour les processus documentaires responsables.

Des avantages prouvés pour votre organisation

• Durée du cycle d'approvisionnement réduite : Réduisez les délais d'approbation et de commande de 50 %.
• Conformité améliorée : chaque étape est documentée et auditable.
• Réduction des coûts : les comparaisons transparentes évitent les dépenses excessives et les écarts de négociation.
• Collaboration entre équipes : les finances, les opérations et les achats restent harmonisés dans un seul système partagé.

Arrêtez de laisser le chaos des achats saper votre efficacité. Transformez les achats en un processus documenté, auditable et basé sur l'IA avec Jon AI.

Exemple de documents d'approvisionnement générés

Tous les documents générés s'ouvrent dans notre éditeur en ligne (similaire à Microsoft Word ou Google Docs). Vous pouvez revoir, modifier et finaliser l'image de marque de votre entreprise.

Essayez le logiciel d'approvisionnement Jon AI