Logiciel de processus de réunion basé sur l'IA - Flux de travail documentaire

Faites de vos réunions des facteurs de perte de temps en facteurs de valeur

Les réunions improductives constituent l'un des coûts cachés les plus importants de toute organisation. La plupart des réunions sont une perte de temps car elles n'ont pas de structure claire : il n'y a pas d'ordre du jour, les participants ne sont pas préparés, les discussions se bousculent et personne n'assure le suivi des mesures à prendre. Jon AI Document Processes transforme votre culture de réunion grâce à un logiciel de gestion des réunions structuré, discipliné et intelligent.

Avec Jon AI, chaque réunion devient un processus productif en quatre étapes : ordre du jour de la réunion → pack de réunion → minutes de réunion → mesures à prendre.

Ce flux de travail simple mais puissant garantit que chaque réunion est bien planifiée, bien documentée et aboutit à des résultats clairs et responsables. Il s'agit d'un système complet alimenté par l'IA pour des réunions efficaces.

Les coûts cachés des mauvaises réunions

Les réunions mal organisées épuisent la ressource la plus précieuse de votre entreprise : le temps des employés.

• Perte de temps pour les employés : Une réunion improductive d'une heure avec dix personnes ne fait pas perdre une heure ; elle fait perdre dix heures de temps à l'entreprise.
• Discussions improductives : Sans ordre du jour clair, les conversations dérivent et les sujets les plus importants ne sont jamais abordés.
• Absence de décisions et de progrès : Les réunions qui se terminent sans décisions claires ni prochaines étapes sont un échec total.
• Mesures à prendre oubliées : les bonnes idées et les tâches importantes convenues lors d'une réunion sont perdues à jamais si elles ne sont pas officiellement documentées et suivies.

L'avantage de Jon AI : réunions grâce à l'intelligence des processus

Jon AI fournit un flux de travail de réunion automatisé spécialement conçu pour inculquer une culture de préparation et de responsabilité.

• Réunions structurées et ciblées : le processus qui donne la priorité à l'ordre du jour oblige chaque réunion à avoir un objectif clair et un ensemble de sujets avant même qu'elle ne soit programmée.
• Participants préparés : Compilez et distribuez automatiquement un dossier de réunion contenant toutes les lectures préalables nécessaires afin que les participants puissent se préparer à apporter leur contribution.
• Documentation automatisée : enregistrez facilement les comptes rendus et les décisions dans un format structuré, en créant une archive consultable de toutes les discussions clés.
• Suivi responsable : générez une liste officielle d'actions à partir des procès-verbaux, attribuez-les aux propriétaires et suivez-les jusqu'à leur achèvement.
• Confidentialité absolue des données : vos comptes rendus de réunion et vos discussions stratégiques sont hautement confidentiels et toujours sécurisés.

Processus au-delà de la réunion

Les réunions sont le lieu où les décisions sont prises. Jon AI relie ces décisions aux processus qui les exécutent :

• Gestion de projet : les mesures prises lors d'une réunion sur l'état d'un projet peuvent être directement liées à la liste des tâches du projet.
• Planification des activités : Les résultats d'une planification stratégique hors site sont consignés dans un plan d'affaires officiel.
• Processus de vente : les éléments d'action issus de l'examen du pipeline des ventes peuvent déclencher des tâches de suivi pour les responsables de comptes.
• Processus de recrutement : La décision d'ouvrir un nouveau poste lors d'une réunion de gestion peut donner le coup d'envoi du processus d'embauche officiel.

Avec plus de 200 types de documents, Jon AI transforme les décisions prises lors de vos réunions en travail réel et traçable.

Flux de travail de réunion personnalisés

Les différents types de réunions nécessitent différents niveaux de formalité. Avec Jon AI, vous pouvez créer des processus de réunion personnalisés.

• Créez un flux de travail léger pour les activités quotidiennes de votre équipe.
• Concevez un processus formel pour vos réunions trimestrielles du conseil d'administration comprenant un dossier de conseil et l'approbation officielle des procès-verbaux.
• Ajoutez un journal des décisions aux réunions du comité de pilotage de votre projet pour suivre toutes les décisions clés prises.

Développez une culture de réunion qui respecte le temps des gens et qui fait progresser votre entreprise.

Pourquoi les chatbots génériques ne peuvent pas organiser une réunion

Un chatbot générique ne peut pas gérer le cycle de vie d'une réunion. Cela ne peut pas obliger l'organisateur à créer un ordre du jour clair. Il ne peut pas compiler un pack de réunion à partir de plusieurs documents différents. Plus important encore, il ne peut pas attribuer d'actions aux participants et les suivre jusqu'à leur achèvement. Jon AI est conçu pour les processus métier qui nécessitent une structure, une documentation et une responsabilisation.

Des avantages prouvés pour votre organisation

• Améliorez la productivité des réunions : arrêtez de perdre du temps dans des réunions inutiles et commencez à avoir des discussions ciblées et orientées vers la décision.
• Favoriser des décisions plus claires : un processus structuré favorise la clarté de pensée et garantit que les réunions se terminent par un résultat concret.
• Assurez la responsabilisation : ne laissez plus jamais une bonne idée ou une tâche importante être oubliée grâce au suivi automatique des actions.
• Créez un système d'enregistrement : créez une archive consultable et auditable de toutes les décisions et discussions clés au sein de l'entreprise.

Récupérez les milliers d'heures perdues par votre organisation dans des réunions improductives. Mettez en place une culture de réunions efficaces et axées sur les processus avec Jon AI.

Exemple de documents de réunion générés

Tous les documents générés s'ouvrent dans notre éditeur en ligne (similaire à Microsoft Word ou Google Docs). Vous pouvez revoir, modifier et finaliser l'image de marque de votre entreprise.

Essayez le logiciel Jon AI Meeting Process