Logiciel de processus de remboursement des dépenses basé sur l'IA - Document Workflow

Simplifiez le remboursement des dépenses grâce à un flux de travail basé sur l'IA

Les notes de dépenses manuelles sont une source de frustration universelle. Les employés ont du mal à suivre les reçus et à remplir des formulaires confus, tandis que les équipes financières perdent d'innombrables heures à vérifier manuellement les demandes et à obtenir des approbations. Ce processus défaillant est lent, sujet aux erreurs et mine le moral de l'entreprise. Jon AI Document Processes élimine cette friction grâce à un logiciel intelligent et automatisé de remboursement des dépenses.

Avec Jon AI, l'ensemble du cycle de remboursement est simplifié et accéléré : formulaire de demande de remboursement → pièces jointes aux reçus → approbation du responsable → bon de paiement financier.

Chaque réclamation est soumise, approuvée et traitée dans le cadre d'un flux de travail unique et auditable. Bien plus qu'un simple formulaire numérique, il s'agit d'un système d'intelligence artificielle pour la gestion des dépenses qui garantit précision, conformité et rapidité.

Les coûts cachés de la déclaration manuelle des dépenses

La difficulté des notes de frais va bien au-delà des inconvénients :

• Retards de remboursement : la lenteur des délais de traitement signifie que les employés doivent débourser pendant des semaines, ce qui est source d'insatisfaction.
• Non-conformité aux politiques : en l'absence de contrôles automatisés, les employés peuvent accidentellement ou intentionnellement soumettre des dépenses non conformes aux politiques, ce qui entraîne une fuite de budget.
• Erreurs de saisie manuelle des données : les équipes financières perdent des heures à retaper les informations des reçus et des formulaires dans un logiciel de comptabilité, un processus propice aux erreurs.
• Perte de productivité : les employés et les responsables de l'entreprise perdent un temps précieux à effectuer des tâches administratives de faible valeur.

L'avantage de Jon AI : les dépenses associées à l'intelligence des processus

Jon AI fournit un flux de travail automatisé spécialement conçu pour les rapports de dépenses qui rend le processus indolore pour les employés et puissant pour les finances.

• Réclamations simples et rapides : Les employés peuvent rapidement remplir un formulaire de dépenses et y joindre des reçus à partir de n'importe quel appareil.
• Application automatisée des politiques : intégrez les politiques de dépenses de votre entreprise dans le flux de travail pour signaler automatiquement les réclamations non conformes aux politiques.
• Flux d'approbation fluides : acheminez automatiquement les notes de dépenses vers le responsable approprié pour approbation, avec des rappels pour les articles en retard.
• Visibilité des dépenses en temps réel : les tableaux de bord et les rapports fournissent aux équipes financières une vision claire des dépenses de l'entreprise au fur et à mesure, et non des semaines plus tard.
• Confidentialité absolue des données : Toutes les données financières et personnelles sont traitées avec le plus haut niveau de sécurité et de confidentialité.

Des processus autres que les notes de dépenses

La gestion des dépenses est un élément essentiel de l'ensemble de vos opérations financières. Jon AI le connecte à d'autres processus financiers et RH clés :

• Processus de paie : intégrez les remboursements à la paie pour des paiements simplifiés.
• Processus d'audit et de conformité : maintenez une piste d'audit parfaite et consultable de toutes les dépenses et approbations.
• Processus d'approvisionnement : Gérez tout, des commandes importantes aux petites dépenses des employés, dans un seul système.
• Gestion de projet : Affectez les dépenses à des projets spécifiques pour suivre avec précision les coûts et la rentabilité.

Avec plus de 200 types de documents, Jon AI vous aide à créer une base de processus financiers et opérationnels entièrement intégrée pour votre entreprise.

Flux de dépenses personnalisés

Vos politiques de dépenses sont uniques. Jon AI vous permet de créer des processus de remboursement personnalisés adaptés.

• Mettez en place une étape de pré-approbation de voyage pour tous les voyages dont le coût est supérieur à un certain montant.
• Créez un flux de travail simplifié pour les dépenses récurrentes telles que les factures téléphoniques mensuelles.
• Configurez des chaînes d'approbation à plusieurs niveaux pour les notes de dépenses de grande valeur.

Automatisez vos politiques spécifiques pour vous assurer qu'elles sont suivies de manière cohérente, réduisant ainsi les risques et la supervision manuelle.

Pourquoi les chatbots génériques ne peuvent pas gérer les dépenses

Un chatbot générique ne peut pas gérer un processus de dépenses de bout en bout. Il ne peut pas valider les reçus par rapport aux détails des réclamations, appliquer des politiques de dépenses complexes ou créer un bon de paiement officiel pour votre système comptable. Jon AI est conçu pour les processus financiers qui exigent précision, conformité et une piste d'audit complète.

Des avantages prouvés pour votre organisation

• Réduisez le délai de remboursement : remboursez vos employés plus rapidement, ce qui améliore le moral et la satisfaction.
• Améliorez le respect des politiques : évitez les dépenses non conformes aux politiques et contrôlez mieux votre budget.
• Éliminez la saisie manuelle des données : économisez des heures de travail fastidieux à votre équipe financière et réduisez les erreurs coûteuses.
• Améliorez la visibilité financière : obtenez une vue en temps réel des dépenses de l'entreprise pour prendre des décisions financières plus intelligentes.

Arrêtez de perdre du temps et de l'argent à cause d'un processus de déclaration de dépenses défaillant. Implémentez un système rapide, conforme et automatisé avec Jon AI.

Exemple de documents de dépenses générés

Tous les documents générés s'ouvrent dans notre éditeur en ligne (similaire à Microsoft Word ou Google Docs). Vous pouvez revoir, modifier et finaliser l'image de marque de votre entreprise.

Essayez le logiciel de remboursement des dépenses Jon AI