Hub de documentos com inteligência artificial para bibliotecas, museus e arquivos nacionais

Hub de documentos com inteligência artificial para bibliotecas, museus e arquivos nacionais

Bibliotecas, museus e arquivos nacionais são os guardiões confiáveis de nossa memória coletiva e herança cultural. Sua missão é preservar o passado e inspirar o futuro. Embora as novas tecnologias de IA estejam começando a transformar a forma como o público pode descobrir e interagir com coleções digitais, o trabalho administrativo e operacional interno dessas instituições vitais continua sendo um desafio significativo. Os processos de planejamento de exposições, obtenção de subsídios, gerenciamento de contratos e preservação do conhecimento institucional costumam ser tão complexos quanto as próprias coleções.

Este artigo demonstrará como a IA em toda a empresa da Jon AI fornece um hub de documentos seguro e inteligente, projetado para as necessidades exclusivas das instituições de patrimônio cultural. Construída em uma estrutura privada de geração aumentada de recuperação (RAG), nossa plataforma automatiza fluxos de trabalho administrativos e cria uma base de conhecimento unificada, capacitando suas equipes a se concentrarem em sua missão principal de preservação e engajamento público. Vamos provar como nossa solução integrada oferece:

• Planejamento acelerado de exposições e projetos: gere rapidamente propostas abrangentes para novas exposições, projetos de digitalização e solicitações de subsídios.
• Administração simplificada relacionada a cobranças: automatize a criação de contratos de empréstimo, contratos de fornecedores para conservação e protocolos de manuseio.
• Preservação e ativação do conhecimento institucional: Crie “arquivos digitais” pesquisáveis para o histórico operacional, as políticas e a experiência de sua instituição.
• Engajamento público aprimorado e planejamento de divulgação: simplifique a criação de campanhas de marketing, materiais educacionais e propostas de patrocínio.
• Um cofre seguro para os dados da sua instituição: proteja informações confidenciais de doadores, pesquisas não publicadas e planos estratégicos.

O paradoxo do patrimônio: preservando o passado com operações prontas para o futuro

As instituições culturais enfrentam um paradoxo único: elas devem operar com o cuidado meticuloso de um conservador e o alcance ágil de uma empresa de mídia moderna, geralmente com recursos limitados.

• O ciclo de subsídios e a rotina de propostas: A necessidade constante de escrever propostas de subsídios e planos de projetos detalhados e persuasivos para garantir financiamento consome muito o tempo de seus curadores e diretores mais experientes.
• Fluxos de trabalho administrativos complexos: uma única exposição pode envolver dezenas de contratos de empréstimo, contratos com designers e remetentes e cronogramas detalhados de instalação. Gerenciar essa documentação é um grande desafio logístico.
• O risco da “fuga de cérebros”: quando um curador, registrador ou arquivista de longa data se aposenta, décadas de conhecimento inestimável sobre a história da coleção, exposições anteriores e procedimentos específicos podem ser perdidas para sempre.
• Políticas internas inacessíveis: protocolos essenciais para manuseio de objetos, segurança de laboratórios de conservação ou desacesso geralmente estão escondidos em manuais densos, dificultando o acesso e o cumprimento correto por funcionários e voluntários.

Um “cofre digital” seguro para o legado da sua instituição

Na Jon AI, entendemos que os dados relacionados à sua coleção são tão preciosos quanto a própria coleção. Nossa plataforma é baseada em um modelo seguro e privado de geração aumentada de recuperação (RAG). Isso cria um “cofre digital” completamente isolado para os dados da sua instituição. Nossa tecnologia proprietária Pastor garante que a IA aprenda e opere *exclusivamente* a partir de seus próprios documentos particulares. Suas listas de doadores, pesquisas confidenciais e planos estratégicos nunca são expostos a modelos públicos e nunca deixam seu controle.

Assistentes especializados para a instituição cultural moderna

A Jon AI fornece assistentes dedicados para apoiar as diversas funções de sua biblioteca, museu ou arquivo:

• Para curadores e gerentes de projeto: Use o `Assistente de Projeto` para gerar instantaneamente uma “Proposta de Projeto” detalhada para uma nova exposição ou bolsa. Gerencie instalações complexas com “Listas de tarefas” e prepare-se para qualquer eventualidade com um “Plano de gerenciamento de riscos”.
• Para registradores e funcionários de cobranças: Use a `Administração` e os `Assistentes Jurídicos` para criar “Contratos de Fornecedores” para serviços de conservação, “Contratos de Locação” para empréstimos recebidos/enviados e para redigir e gerenciar todos os documentos essenciais da `Política da Empresa' para manuseio e cuidado de cobranças.
• Para equipes de desenvolvimento e marketing: use o `Assistente de marketing e relações públicas` para criar um “plano de campanha de marketing” abrangente, redigir “propostas de patrocínio de eventos” para galas de arrecadação de fundos e escrever “comunicados à imprensa” para anunciar novas aquisições ou exposições.
• Para coordenadores voluntários: use o `Assistente de Projeto` para gerar “Acordos Voluntários” claros e profissionais, descrevendo funções, responsabilidades e adesão às políticas institucionais.

Da concepção à exposição: um fluxo de trabalho curatorial integrado

Imagine planejar uma grande exposição histórica com Jon AI como seu copiloto:

1. A proposta: Um curador usa o `Assistente de Projeto` para elaborar uma rica `Proposta de Projeto`, ordenando que a IA “extraia listas de objetos de nossa exposição anterior de 'Arte Renascentista' e dados orçamentários da instalação da galeria 'Mundos Antigos'” para criar um plano rico em dados.
2. Os empréstimos: o registrador pergunta ao AI Chat: “Mostre-me nosso modelo padrão para um novo contrato de empréstimo para uma pintura de alto valor”. A IA fornece o modelo correto de `Contrato de Locação`, que é então personalizado e enviado.
3. A instalação: Um técnico de instalação, manuseando um artefato delicado, não tem certeza sobre os requisitos ambientais específicos. Em um tablet, eles perguntam ao AI Chat: “Qual é a faixa de umidade necessária para manuscritos em velino do século XVI, de acordo com nossa política de cuidado de coleções?” A IA fornece instantaneamente a diretriz oficial precisa do documento “Política da Empresa”.

Esse fluxo contínuo de informações garante eficiência, conformidade e o mais alto padrão de atendimento para sua coleção.

O Centro Unificado para Gestão do Patrimônio Cultural

Enquanto seu CMS é o banco de dados de sua coleção, o Jon AI é o “fichário mestre” inteligente e interativo para toda a sua operação. É a única plataforma que integra profundamente a geração de documentos operacionais complexos, de propostas de subsídios a contratos de empréstimo, com uma inteligência artificial poderosa e conversacional que pode responder perguntas diferenciadas sobre eles. O documento de política que sua equipe de conservação escreve se torna a resposta instantânea para um técnico no chão da galeria.

Benefícios comprovados para sua instituição

Como demonstramos, adotar o Jon AI é um investimento estratégico no futuro e na sustentabilidade de sua instituição. Ao aproveitar nossa plataforma, sua organização alcançará:

• Planejamento acelerado de exposições e projetos: garanta financiamento e lance novas iniciativas mais rapidamente com ferramentas poderosas de geração de propostas.
• Administração simplificada: reduza o tempo que sua equipe especializada gasta com a papelada, liberando-a para se concentrar na curadoria, pesquisa e conservação.
• Uma memória institucional preservada e ativada: proteja seu conhecimento operacional para futuras gerações de funcionários e lideranças.
• Planejamento aprimorado de engajamento público: crie campanhas de divulgação mais eficazes e consistentes para aumentar seu público e seu impacto.
• Um hub operacional fortificado e seguro: proteja os dados confidenciais da sua instituição e garanta a consistência dos procedimentos em todos os departamentos.

A Jon AI não é apenas uma ferramenta; é uma parceira transformadora para instituições culturais, permitindo que elas operem com a eficiência e a agilidade exigidas no mundo acelerado de hoje, permanecendo fiéis à missão de preservar nossa herança compartilhada.

Exemplo de Documento Gerado

Documentos gerados serão abertos em um editor de texto parecido com o Microsoft Word ou Google Docs, que pode editar, imprimir ou baixar:

Documentos IA, Cotações IA, Faturas IA, Recibos IA