Software de processo de aquisição de IA - Fluxo de trabalho de documentos

Reinvente a aquisição com processos de documentos baseados em IA

A aquisição é a força vital de qualquer organização, mas sem estrutura, ela se torna uma das maiores fontes de atrasos, erros e perda de dinheiro. As planilhas ficam escondidas em pastas, as cotações dos fornecedores desaparecem nos tópicos de e-mail e as aprovações são interrompidas quando os gerentes não têm visibilidade. É aí que entra a Jon AI Document Processes, transformando seu processo de aquisição em um fluxo de trabalho de documentos simplificado e automático para compras com aprovações.

Com o Jon AI, toda a cadeia é digitalizada: Solicitação de compra → Cotação do fornecedor → Comparação do fornecedor → Ordem de compra → Recibo da mercadoria → Fatura do fornecedor → Autorização de pagamento.

Cada etapa é rastreada, numerada e conectada. Em vez de arquivos dispersos, você obtém um software de IA claro para o processo de aquisição que mantém sua equipe alinhada desde a solicitação até o pagamento.

O custo oculto da aquisição manual

As empresas subestimam o custo de um fluxo de trabalho de compras não gerenciado:

• Atrasos na aprovação: os gerentes perdem horas procurando documentos em cadeias de e-mail.
• Gastos duplicados: sem visibilidade, as equipes reordenam itens que já foram comprados.
• Riscos de conformidade: a falta de comparações ou as aprovações ignoradas expõem a empresa a problemas de auditoria.
• Conhecimento perdido do fornecedor: os principais preços e o histórico de negociações desaparecem quando armazenados em arquivos desconectados.

A vantagem da Jon AI: compras com inteligência de processo

Ao contrário das ferramentas genéricas de documentos, o Jon AI não gera apenas arquivos , ele cria fluxos de trabalho de compras dinâmicos. Cada documento nasce dentro de um processo, vinculado e rastreado automaticamente.

• Visibilidade de ponta a ponta: cada solicitação, pedido e fatura residem em uma única linha de processo.
• Aprovações automáticas: os documentos são encaminhados ao gerente certo para aprovação.
• Memória compartilhada: quando você gera uma comparação de fornecedores, Jon AI se lembra automaticamente da solicitação de compra e do contexto da cotação.
• Decisões mais rápidas: fluxos de trabalho padronizados tornam as compras 2 vezes mais rápidas com menos atrito.
• Privacidade absoluta de dados: nenhum dos dados do seu fornecedor é usado para treinar modelos de IA.

Processos além da aquisição

A aquisição é só o começo. O Jon AI possibilita processos para cada membro da sua equipe:

• RH: Anúncio de emprego → Notas da entrevista → Carta de oferta → Contrato de trabalho.
• Marketing: Resumo da campanha → Rascunho criativo → Aprovação → Relatório de lançamento.
• Logística: Entrada no diário de bordo do veículo → Relatório de combustível → Resumo mensal da frota.
• Desenvolvimento do produto: Captura de ideias → Protótipo → Teste de mercado → Plano de entrada no mercado.
• Vendas: Proposta → Contrato → Fatura → Lista de verificação de integração do cliente.

Com mais de 200 tipos de documentos disponíveis prontos para uso — de propostas técnicas a contratos de funcionários e agendas de eventos — cada departamento pode executar fluxos de trabalho mais inteligentes e documentados.

Fluxos de trabalho de compras personalizados

Sua empresa é única. Com o Jon AI, você pode criar processos de aquisição personalizados que atendam exatamente às suas necessidades. Por exemplo:

• Uma empresa de construção adiciona o Relatório de Inspeção do Local antes do Recebimento da Mercadoria.
• Uma rede de varejo inclui a aprovação do reabastecimento de estoque antes do pedido de compra.
• Uma empresa de consultoria vincula o Contrato de Serviço diretamente à integração de fornecedores.

Crie uma vez e reutilize para sempre — toda vez que você inicia um novo ciclo de compras, o processo se desenrola passo a passo com a IA gerando documentos e garantindo a conformidade.

Por que chatbots genéricos não funcionam para compras

Os fluxos de trabalho de compras exigem estrutura, não bate-papo de formato livre. Um chatbot genérico de IA pode criar um pedido de compra, mas não o rastreará em relação à solicitação, não o vinculará à cotação do fornecedor nem o encaminhará para aprovação. O Jon AI foi desenvolvido especificamente para processos documentais com responsabilidade.

Benefícios comprovados para sua organização

• Tempo de ciclo de aquisição reduzido: reduza os atrasos na aprovação e nos pedidos em 50%.
• Conformidade aprimorada: cada etapa é documentada e auditável.
• Custos mais baixos: comparações transparentes evitam gastos excessivos e lacunas nas negociações.
• Colaboração entre equipes: finanças, operações e compras permanecem alinhadas em um sistema compartilhado.

Pare de deixar que o caos nas compras esgote sua eficiência. Transforme a compra em um processo documentado, auditável e baseado em IA com o Jon AI.

Exemplo de documentos de aquisição gerados

Todos os documentos gerados são abertos em nosso editor on-line (semelhante ao Microsoft Word ou Google Docs). Você pode revisar, editar e finalizar com a marca da sua empresa.

Experimente o software de aquisição Jon AI