Software AI Meeting Process - Fluxo de trabalho de documentos

Transforme suas reuniões de desperdiçadoras de tempo em geradoras de valor

Reuniões improdutivas são um dos maiores custos ocultos em qualquer organização. A maioria das reuniões é uma perda de tempo porque falta uma estrutura clara: não há pauta, os participantes não estão preparados, a discussão vagueia e ninguém acompanha os itens de ação. O Jon AI Document Processes transforma sua cultura de reuniões com um software de gerenciamento de reuniões estruturado, disciplinado e inteligente.

Com o Jon AI, cada reunião se torna um processo produtivo de quatro etapas: Agenda da reunião → Pacote de reunião → Atas da reunião → Itens de ação.

Esse fluxo de trabalho simples, porém poderoso, garante que cada reunião seja bem planejada, bem documentada e resulte em resultados claros e responsáveis. É um sistema completo baseado em IA para reuniões eficazes.

Os custos ocultos de reuniões ruins

Reuniões mal conduzidas esgotam o recurso mais valioso da sua empresa: o tempo dos funcionários.

• Tempo perdido dos funcionários: uma reunião improdutiva de uma hora com dez pessoas não desperdiça uma hora; desperdiça dez horas do tempo da empresa.
• Discussões improdutivas: sem uma agenda clara, as conversas mudam e os tópicos mais importantes nunca são abordados.
• Falta de decisões e progresso: reuniões que terminam sem decisões claras ou próximas etapas são um fracasso total.
• Itens de ação esquecidos: grandes ideias e tarefas importantes acordadas em uma reunião são perdidas para sempre se não forem formalmente documentadas e monitoradas.

A vantagem da Jon AI: reuniões com inteligência de processos

O Jon AI fornece um fluxo de trabalho de reunião automatizado específico que instila uma cultura de preparação e responsabilidade.

• Reuniões estruturadas e objetivas: o processo que prioriza a agenda força cada reunião a ter um propósito claro e um conjunto de tópicos antes mesmo de ser agendada.
• Participantes preparados: compile e distribua automaticamente um pacote de reunião com toda a pré-leitura necessária para que os participantes possam vir preparados para contribuir.
• Documentação automatizada: capture facilmente minutos e decisões em um formato estruturado, criando um arquivo pesquisável de todas as principais discussões.
• Acompanhamento responsável: gere uma lista formal de itens de ação a partir dos minutos, atribua-os aos proprietários e acompanhe-os até a conclusão.
• Privacidade absoluta de dados: suas atas de reuniões e discussões estratégicas são altamente confidenciais e sempre mantidas em segurança.

Processos além da reunião

As reuniões são onde as decisões são tomadas. Jon AI conecta essas decisões aos processos que as executam:

• Gerenciamento de projetos: os itens de ação de uma reunião de status do projeto podem ser vinculados diretamente à lista de tarefas do projeto.
• Planejamento de negócios: os resultados de um planejamento estratégico externo são capturados em um plano de negócios formal.
• Processo de vendas: itens de ação de uma análise do funil de vendas podem acionar tarefas de acompanhamento para executivos de contas.
• Processo de contratação: a decisão de abrir uma nova função em uma reunião de gestão pode dar início ao processo formal de contratação.

Com mais de 200 tipos de documentos, o Jon AI transforma as decisões tomadas em suas reuniões em um trabalho real e rastreável.

Fluxos de trabalho de reunião personalizados

Diferentes tipos de reuniões exigem diferentes níveis de formalidade. Com o Jon AI, você pode criar processos de reunião personalizados.

• Crie um fluxo de trabalho leve para as reuniões diárias de sua equipe.
• Crie um processo formal para suas reuniões trimestrais do conselho que inclua um Board Pack e a aprovação formal das atas.
• Adicione um documento de Registro de Decisões às reuniões do comitê diretor do projeto para acompanhar todas as principais decisões tomadas.

Crie uma cultura de reuniões que respeite o tempo das pessoas e impulsione seus negócios.

Por que os chatbots genéricos não conseguem realizar uma reunião

Um chatbot genérico não pode gerenciar o ciclo de vida de uma reunião. Isso não pode obrigar o organizador a criar uma agenda clara. Ele não pode compilar um pacote de reunião a partir de vários documentos diferentes. Mais importante ainda, ele não pode atribuir itens de ação aos participantes e rastreá-los até a conclusão. O Jon AI foi criado para processos de negócios que exigem estrutura, documentação e responsabilidade.

Benefícios comprovados para sua organização

• Aumente a produtividade das reuniões: pare de perder tempo em reuniões inúteis e comece a ter discussões focadas e orientadas para decisões.
• Promova decisões mais claras: um processo estruturado força a clareza de pensamento e garante que as reuniões terminem com um resultado concreto.
• Garanta a responsabilidade: nunca deixe que uma grande ideia ou tarefa importante seja esquecida novamente com o rastreamento automatizado de itens de ação.
• Crie um sistema de registro: crie um arquivo pesquisável e auditável de todas as principais decisões e discussões em toda a empresa.

Recupere as milhares de horas que sua organização desperdiça em reuniões improdutivas. Implemente uma cultura de reuniões eficazes e orientadas por processos com Jon AI.

Exemplo de documentos de reunião gerados

Todos os documentos gerados são abertos em nosso editor on-line (semelhante ao Microsoft Word ou Google Docs). Você pode revisar, editar e finalizar com a marca da sua empresa.

Experimente o software de processo de reunião Jon AI