Software de processo de reembolso de despesas com IA - Fluxo de trabalho de documentos

Simplifique os reembolsos de despesas com um fluxo de trabalho baseado em IA

Os relatórios manuais de despesas são uma fonte de frustração universal. Os funcionários têm dificuldade em rastrear recibos e preencher formulários confusos, enquanto as equipes financeiras perdem incontáveis horas verificando manualmente as reivindicações e buscando aprovações. Esse processo interrompido é lento, propenso a erros e prejudica o moral da empresa. O Jon AI Document Processes elimina esse atrito com um software de reembolso de despesas inteligente e automatizado.

Com o Jon AI, todo o ciclo de reembolso é simplificado e acelerado: Formulário de solicitação de despesas → Anexos de recibo → Aprovação do gerente → Comprovante de pagamento financeiro.

Cada solicitação é enviada, aprovada e processada em um único fluxo de trabalho auditável. Isso é mais do que apenas um formulário digital; é um sistema de IA para gerenciamento de despesas que garante precisão, conformidade e velocidade.

Os custos ocultos dos relatórios manuais de despesas

A dor dos relatórios de despesas vai muito além da inconveniência:

• Reembolsos atrasados: tempos de processamento lentos significam que os funcionários ficam sem dinheiro por semanas, gerando insatisfação.
• Não conformidade com a política: sem verificações automatizadas, os funcionários podem, acidentalmente ou intencionalmente, enviar despesas fora da política, levando à perda de orçamento.
• Erros de entrada manual de dados: as equipes financeiras perdem horas redigitando informações de recibos e formulários em um software de contabilidade, um processo propenso a erros.
• Produtividade perdida: funcionários e gerentes de toda a empresa perdem tempo valioso em trabalhos administrativos de baixo valor.

A vantagem da Jon AI: despesas com inteligência de processos

O Jon AI fornece um fluxo de trabalho automatizado de relatórios de despesas desenvolvido especificamente para tornar o processo fácil para os funcionários e poderoso para as finanças.

• Reivindicações simples e rápidas: os funcionários podem preencher rapidamente um formulário de despesas e anexar recibos de qualquer dispositivo.
• Aplicação automatizada de políticas: inclua as políticas de despesas da sua empresa no fluxo de trabalho para sinalizar automaticamente reivindicações fora da política.
• Fluxos de aprovação contínuos: encaminhe automaticamente os relatórios de despesas para o gerente correto para aprovação, com lembretes para itens em atraso.
• Visibilidade de gastos em tempo real: painéis e relatórios oferecem às equipes financeiras uma visão clara dos gastos da empresa à medida que eles acontecem, não semanas depois.
• Privacidade absoluta de dados: Todos os dados financeiros e pessoais são tratados com o mais alto nível de segurança e confidencialidade.

Processos além dos relatórios de despesas

O gerenciamento de despesas é uma parte essencial de suas operações financeiras gerais. O Jon AI o conecta a outros processos financeiros e de RH importantes:

• Processo de folha de pagamento: integre os reembolsos à folha de pagamento para simplificar os pagamentos.
• Processo de auditoria e conformidade: mantenha uma trilha de auditoria perfeita e pesquisável de todas as despesas e aprovações.
• Processo de aquisição: gerencie tudo, desde grandes pedidos de compra até pequenas despesas com funcionários em um único sistema.
• Gerenciamento de projetos: atribua despesas a projetos específicos para monitorar com precisão os custos e a lucratividade.

Com mais de 200 tipos de documentos, o Jon AI ajuda você a criar uma estrutura de processos financeiros e operacionais totalmente integrada para sua empresa.

Fluxos de trabalho de despesas personalizados

Suas políticas de despesas são exclusivas. O Jon AI permite que você crie processos de reembolso personalizados adequados.

• Implemente uma etapa de pré-aprovação de viagem para qualquer viagem que custe mais do que um determinado valor.
• Crie um fluxo de trabalho simplificado para despesas recorrentes, como contas telefônicas mensais.
• Configure cadeias de aprovação de vários níveis para relatórios de despesas de alto valor.

Automatize suas políticas específicas para garantir que elas sejam seguidas de forma consistente, reduzindo os riscos e a supervisão manual.

Por que os chatbots genéricos não conseguem gerenciar despesas

Um chatbot genérico não consegue gerenciar um processo de despesas de ponta a ponta. Ele não pode validar recibos em relação aos detalhes da reclamação, aplicar políticas de gastos complexas ou criar um comprovante de pagamento formal para seu sistema contábil. O Jon AI foi criado para processos financeiros que exigem precisão, conformidade e uma trilha de auditoria completa.

Benefícios comprovados para sua organização

• Reduza o tempo de reembolso: pague seus funcionários com mais rapidez, melhorando o moral e a satisfação.
• Aumente a conformidade com as políticas: evite gastos fora da política e tenha melhor controle sobre seu orçamento.
• Elimine a entrada manual de dados: economize horas de trabalho tedioso para sua equipe financeira e reduza erros dispendiosos.
• Melhore a visibilidade financeira: obtenha uma visão em tempo real dos gastos de toda a empresa para tomar decisões financeiras mais inteligentes.

Pare de perder tempo e dinheiro em um processo de relatório de despesas incorreto. Implemente um sistema rápido, compatível e automatizado com o Jon AI.

Exemplo de documentos de despesas gerados

Todos os documentos gerados são abertos em nosso editor on-line (semelhante ao Microsoft Word ou Google Docs). Você pode revisar, editar e finalizar com a marca da sua empresa.

Experimente o software de reembolso de despesas Jon AI