Sistema de Gestão de Registos Académicos da Jon AI

Proteja a sua instituição com um sistema de gestão de registos académicos alimentado por IA

A gestão de registros acadêmicos é um processo crítico, mas muitas vezes caótico. Arquivos de papel espalhados, entrada manual de dados demorada e a pressão constante de manter a conformidade regulatória podem sobrecarregar a equipe da escola, desviando o foco do sucesso do aluno. É um sistema que força profissionais altamente qualificados a agir como digitadores. Os Processos de Documentos da Jon AI transformam esse fardo administrativo em um sistema otimizado, seguro e inteligente, projetado para as demandas exclusivas da educação.

Com a Jon AI, toda a jornada dos registros acadêmicos é gerenciada em um único fluxo de trabalho compatível. Esqueça o preenchimento de formulários — basta carregar a identidade de um aluno ou outros documentos oficiais. A IA extrai as informações relevantes automaticamente para iniciar o processo. A partir daí, você pode gerenciar todo o ciclo de vida deles: Solicitação de Registros do Aluno → Geração de Histórico Escolar → Verificação de Diploma → Registro de Arquivo de Registros.

Da solicitação ao arquivamento, cada documento e ponto de dados é capturado e organizado em um arquivo digital seguro para cada aluno. Este é um fluxo de trabalho de IA completo para a administração educacional moderna, criando uma única fonte de verdade para cada indivíduo em sua instituição.

O alto custo da manutenção de registros acadêmicos desatualizados

Uma abordagem manual ou fragmentada dos registros acadêmicos apresenta riscos e ineficiências significativos para qualquer instituição de ensino:

• Risco de Erros: Erros de entrada manual de dados podem levar a informações incorretas do aluno, comprometendo o sucesso do aluno e a qualidade da educação.
• Fardos de Conformidade (FERPA): Sem um sistema estruturado, provar a conformidade, gerenciar o consentimento e proteger os dados dos alunos é um desafio constante.
• Tempo Administrativo Desperdiçado: A equipe gasta inúmeras horas procurando em pastas espalhadas, decifrando caligrafias e inserindo dados manualmente, em vez de se concentrar nos alunos.
• Histórico Fragmentado do Aluno: A falta de uma única fonte de verdade torna difícil para os educadores obter uma visão completa do histórico de um aluno, dificultando o apoio eficaz.

A Vantagem da Jon AI: Gestão de Registos Académicos Inteligente e Segura

A Jon AI fornece um fluxo de trabalho de gerenciamento de registros acadêmicos desenvolvido especificamente para ajudar sua instituição a operar com mais eficiência e segurança.

• Entrada de Dados Sem Esforço: Basta carregar o documento de identidade de um aluno. Nossa IA extrai as informações e preenche instantaneamente a Solicitação de Registros do Aluno, eliminando a entrada manual e os erros.
• Preenchimento Automático Inteligente: Pare de copiar e colar repetitivamente. A Jon AI reutiliza automaticamente as informações do registro do aluno para gerar documentos subsequentes, como Gerações de Histórico Escolar ou Verificações de Diploma, com rapidez e consistência.
• Um Gabinete de Arquivos Digitais Seguro: Cada aluno recebe um processo digital permanente onde todos os documentos — de identidades carregadas a formulários de consentimento assinados — são armazenados e facilmente acessíveis, criando um registro completo e auditável.
• Conformidade Sem Esforço: Com todos os documentos organizados em um só lugar, você tem conformidade e organização sem esforço integradas, prontas para qualquer auditoria.
• Privacidade Absoluta dos Dados: As informações dos alunos são altamente confidenciais. Nossa IA privada está bloqueada em sua conta, garantindo que seus dados nunca sejam usados para treinamento externo e permaneçam completamente confidenciais.

Uma plataforma única e unificada para a educação

Pare de lidar com dez ferramentas de software diferentes. A gestão de registros acadêmicos é o núcleo da sua instituição, e a Jon AI conecta esse processo central a todos os outros aspectos de suas operações em uma única plataforma:

• Gestão de Alunos: Vincule os registros acadêmicos aos perfis dos alunos para garantir uma visão completa do progresso do aluno.
• Faturamento e Finanças: Vincule os dados de matrícula diretamente ao processo de faturamento para garantir um faturamento preciso e oportuno.
• Processo de Auditoria e Conformidade: Extraia registros de alunos completos e organizados instantaneamente para auditorias internas ou externas.
• Processo de Aquisição: Gerencie a aquisição de suprimentos com um fluxo de trabalho estruturado, desde a solicitação até o pagamento.

Com mais de 200+ tipos de documentos, a Jon AI ajuda você a construir um sistema de gerenciamento educacional totalmente integrado.

Personalizável para as necessidades específicas da sua instituição

Cada instituição e aluno tem requisitos únicos. A Jon AI permite que você crie fluxos de trabalho de registros acadêmicos personalizados para atender às suas necessidades exatas.

• Adicione um Formulário de Alteração de Nota para gerenciar as alterações de notas sem problemas.
• Crie um fluxo de trabalho dedicado para alunos transferidos, incluindo avaliação de crédito e solicitações de histórico escolar.
• Crie um processo de Solicitação de Graduação para garantir que todos os requisitos sejam atendidos antes da formatura.

Construa um processo que se adapte perfeitamente à sua instituição, garantindo um suporte consistente e de alta qualidade para cada aluno.

Por que as ferramentas genéricas não são suficientes para a educação

Um chatbot genérico não consegue lidar com as complexidades da gestão de registros acadêmicos. Falta-lhe a capacidade de gerenciar fluxos de trabalho estruturados e de várias etapas, manter trilhas de conformidade auditáveis ou fornecer o alto nível de segurança necessário para informações pessoais protegidas (PPI). A Jon AI é um sistema de gerenciamento de processos seguro, desenvolvido para as rigorosas demandas da educação, não apenas um gerador de conteúdo.

Benefícios comprovados para a sua instituição

• Reduza a sobrecarga administrativa: Automatize a entrada de dados e a organização de documentos, economizando tempo valioso da equipe.
• Aumente a precisão dos dados dos alunos: Elimine erros manuais e garanta que os registros dos alunos estejam sempre completos e atualizados.
• Fortaleça a conformidade e a segurança: Mantenha um registro seguro e auditável para cada aluno, simplificando a conformidade.
• Melhore o foco no aluno: Libere sua equipe da papelada para se concentrar no que mais importa: fornecer um excelente suporte ao aluno.

Pare de deixar a papelada comprometer a eficiência e a segurança da sua instituição. Implemente um sistema de gerenciamento de registros acadêmicos moderno e inteligente com a Jon AI.

Exemplo de Processos

Os processos têm documentos interligados onde um torna mais fácil gerar o outro com a ajuda da IA, e tudo fica organizado de forma organizada dentro do processo, incluindo todos os uploads de arquivos.

Experimente a Jon AI para Gestão de Registos Académicos