Importância de um Sistema de Facturação

O que é um Sistema de Faturação?

Sistema de Faturação é indispensável para evitar erros sobretudo se sua empresa tem múltiplos produtos/planos ou usa precificação baseada em uso. Especificamente, é ele que calcula, gera, envia e monitora o recebimento de faturas. Uma vez que faturas confiáveis são um pré-requesito para satisfação do cliente, pode-se dizer que o Sistema de Faturas tem um papel importante na redução de churn.

Importância e funcionalidades Chave do Sistema de Faturação

Um Sistema de Faturação robusto tem 4 funcionalidades chave:

  1. Geração e envio de facturas;
  2. Apresentação da factura;
  3. Divisão ou consolidação da factura;
  4. Geração e envio de guias.

1. Geração e envio de facturas;

Para poder gerar faCturas customizadas para um volume alto de transações e clientes, um Sistema de Faturação automatizado é essencial. De fato, o trabalho manual em planilhas inevitavelmente gera erros, falha de receita, e ausência de histórico e consistência de dados.

Especificamente, os factores chave para gerar facturas correctas e precisas são:

  • Habilidade de calcular automaticamente as cobranças recorrentes e consolidar as actividades em uma única factura que liste todos os produtos, o volume de uso ou número de cotações emitidas, e o saldo;
  • Integração efectiva entre o sistema de medição de volume de uso (ou de número de usuários activos) com o sistema de cobrança;
  • Especificação das datas do ciclo de uso e agendamento de produtos de cálculo e envio da factura;
  • Possibilidade controlar quais informações aparecem na factura;
  • Capacidade de visualizar, conferir e editar facturas antes do envio.

2. Apresentação da Factura;

Normalmente, clientes querem receber uma única factura que reflete todo o relacionamento. Entretanto, alguns clientes podem precisar de informações customizadas. Por exemplo, clientes maiores podem impor ciclos de cobrança específicos, prazos alongados de pagamento, parcelamentos e subcontas. Uma empresa com subsidiárias pode querer diferentes níveis de detalhamento dependendo da localização da sucursal.

A flexibilidade de se ter múltiplos formatos de factura possibilita que você customize o conteúdo e o layout da factura. Isso resulta em melhor comunicação com seus clientes, menos erros, retrabalhos e inadimplência.

3. Divisão e Consolidação da Factura;

Outra particularidade de clientes maiores é um relacionamento envolvendo múltiplos CNPJs sob uma única conta. Nesses casos, é frequentemente necessário alocar volume de uso, assentos e produtos a diferentes subsidiárias. Ademais, alguns produtos talvez precisem ser faturados separadamente ao invés de serem consolidados em fatura única. Finalmente, o pagamento também pode ser dividido entre sucursais ou feito de forma consolidada pela matriz.

Se o sistema não for capaz de dividir e consolidar faturas, haverá trabalho manual. Isso pode causar atrasos, erros humanos, e sobrecarga do time de sucesso do cliente ou contas a receber.

4. Geração e envio de guias;

É importante ter um módulo de emissão automática de guias. Isso assegura a consistência entre as Cotações emitidas e as Faturas. Também evita a emissão manual nota por nota.

Sistema de facturação da Jon.A.I

O sistema da Jon.A.I te permite emitir cotações, facturas e guias de entrega e com a opção de enviar directamente para o email do cliente.

Encontre o software em:

https://comercial.jon-ai.com

Clique no link acima e inscreva o seu negócio, e comece a emitir cotações e facturas profissionais hoje!

Leave a Reply

Your email address will not be published.